วิธีการใช้งาน BUILK Bill loader

Register วิธีการลงทะเบียนใช้งาน

 

ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งาน BUILK  Bill Loader ได้จากทุก  Device โดยเข้าใช้งานผ่าน Web browser  และไปที่ url : http://bill-loader.builk.com/    

 

หลังกด Register ให้ทำการกรอกข้อมูลเพื่อสมัครใช้งานใหม่ 

 

ระบบจะทำการส่งอีเมลยืนยัน จากที่ได้กรอกรายละเอียดไว้  ในอีเมลจะมีลิ้งก์ ให้กดลิ้งก์ที่ได้รับ หลังจากนั้นจะเข้ามาสู่หน้าเว็บสำหรับ  Login เข้าใช้งาน   

Forget Password ลืมรหัสผ่าน

 

หากผู้ใช้งานพบปัญหาในการ Log-in สามารถกด Forgot password ได้ ซึ่งผู้ใช้งานจะต้องทำการกรอกอีเมลที่ทำการสมัครใช้งาน และกด Search  

 

ระบบจะแจ้งให้ผู้ใช้งานตรวจสอบอีเมลคำขอการ Reset รหัสผ่าน หลังจากนั้นผู้ใช้งานเข้าไปตรวจสอบอีเมลว่าได้รับข้อความหรือไม่ หากไม่รับกรุณาดูที่ถังขยะ หรือสปมเพิ่มเติม

 

หลังจากนั้นระบบจะทำการส่งอีเมลเพื่อให้ผู้ใช้งานยืนยันตัวตน หลังผู้ใช้งานได้รับอีเมลแล้ว  ให้ทำกดลิ้งก์ที่แนบมาในอีเมลเพื่อเข้าสู่หน้าเว็บเพื่อทำการ  reset password   ต่อไป 

 

ผู้ใช้งานสามารถทำการระบุรหัสผ่านใหม่เพื่อเข้าใช้งาน  กรอกยืนยันรหัสผ่านใหม่นั้นอีกครั้ง จากนั้นกดที่ Confirm   เพื่อยืนยัน  

 

เมื่อทำรายการเสร็จระบบจะแจ้งการ Reset password ให้ผู้ใช้งานทราบ หลังจากนั้นกด Confirm เพื่อปิดหน้าต่างการแจ้งเตือน 

inbound รายการเอกสารรับเข้า

Inbound คือรายการเอกสารรับเข้าจากผู้ใช้งานระบบ Pojjamanซึ่งจะแสดงรายละเอียดประเภทของเอกสาร รายละเอียดของผู้ส่ง วันที่ส่งเอกสารมา และตรวจสอบสถานะเอกสารได้ทันทีรวมไปถึงการกดยอมรับ หรือปฏิเสธเอกสารที่ส่งมาได้ด้วย

 

เป็นหน้าสรุปภาพรวมของเอกสารต่างๆ ประกอบด้วยเอกสาร 4 ประเภท คือ 

  1. Purchase Order ใบสั่งซื้อ 
  2. Good Received ใบรับของ 
  3. Billing Received ใบรับวางบิล 
  4. Payment Advice ใบนำจ่าย 

ซึ่งแสดงรายละเอียดเบื้องต้นของเอกสารว่า เป็นเอกสารประเภทไหน ส่งวันที่เท่าไหร่ โดยใคร และตรวจสอบสถานะเอกสารได้  สามารถดูเอกสารในหน้าลิสต์รายการเอกสารพร้อมกันได้ถึง 10 รายการ   

ค้นหาเอกสารง่ายๆจากการค้นหาแบบพิมพ์ Search  และใช้ตัวกรอง Document Status   เพื่อสามารถค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่ต้องการ โดยเลือกวันที่เริ่มต้น และสิ้นสุด เพื่อระบุช่วงเวลาของเอกสาร  

 

Document Status – สถานะของเอกสารรับเข้า  

สถานะของเอกสารจะประกอบไปด้วย   

  1.  New ได้รับเอกสารจากผู้ใช้งาน Pojjaman 
  2. Read หลังจากผู้ใช้งานทำการกดเข้าไปดูในเอกสาร  
  3. Accept  ยอมรับเอกสารนี้  
  4. Reject ปฏิเสธเอกสารนี้   
  5. Closed ปิดเอกสาร  

สามารถใช้ปุ่ม Document Status เป็นตัวกรองในการค้นหาเอกสารแบบเจาะจงมากขึ้น   

วิธีการดำเนินการเอกสารรับเข้า

เมื่อได้รับเอกสารจากผู้ใช้งาน Pojjaman เอกสารจะมีสถานะ New หลังจากนั้นผู้ใช้งานสามารถกดเข้าไปอ่านรายละเอียดของเอกสารได้  ซึ่งจะแสดงสถานะ Read หลังจากกดอ่านรายละเอียด หรือทำการตรวจสอบเอกสาร  โดยผู้ใช้งานสามารถดำเนินการกับเอกสารได้ 4 รูปแบบ คือ  

Download ดาวน์โหลดเอกสารเพื่อพิมพ์เอกสารออกมาใช้ หรือดำเนินการอื่นๆ ต่อไป  

Accept  เป็นการกดยอมรับเอกสารนั้น ๆ ซึ่งยังหมายถึงการตกลงในข้อเสนอของเอกสาร เช่น การยอมรับใบสั่งซื้อ เป็นต้น   

Reject เป็นการกดปฏิเสธเอกสารนั้น ๆ เนื่องจากรายการเอกสารผิด หรือรายละเอียดของเอกสารไม่ครบถ้วน ต้องแก้ไขเพิ่มเติม 

Closed การปิดเอกสารที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือปิดการใช้งานของเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว  

 

 

การดำเนินการกับเอกสารมากกว่า 1 รายการในครั้งเดียว  

โดยปกติผู้ใช้งานสามารถกดยอมรับ หรือปฏิเสธเอกสารในหน้ารายการนั้น ๆ ได้   ยังสามารถดำเนินการกดยอมรับ หรือปฏิเสธได้ที่หน้าลิสต์รวมรายการเอกสารรับเข้า โดยกดที่ปุ่ม Document Status แล้วทำการเลือกเอกสารที่มีสถานะ Read หรืออ่านแล้ว หลังจากนั้นจะมีปุ่มสำหรับยอมรับ (Accept)  หรือปฏิเสธ (Reject) ขึ้นมาให้ดำเนินการ  โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกรายการที่ต้องการยอมรับ หรือต้องการปฏิเสธพร้อม ๆ กันได้ มากที่สุดถึง 10 รายการ ในครั้งเดียว   

หลังจากเลือกเอกสารแล้ว จะมีรายการสรุปเพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลก่อนจะกดยืนยันเอกสารว่ายอมรับ หรือปฏิเสธ  แล้วเอกสารทั้งหมดจะแจ้งสถานะกลับไปหาผู้ใช้งาน Pojjaman ต่อไป  

 

หน้าแสดงรายละเอียดของเอกสารรับเข้า  

จะแสดงรายละเอียดเอกสารที่ถูกส่งมา รวมถึงเอกสารประกอบต่าง ๆ พร้อมกับประวัติของเอกสาร โดยมีรายละเอียดสรุปทางด้านขวาของหน้าจอ ว่า

  • เอกสารนั้น ๆ ถูกส่งมาจากใคร (trade partner name) 
  • เอกสารส่งมาที่โปรเจคไหน (project name) 
  • เอกสารสร้างโดยใคร (ชื่อผู้สร้าง/ส่งเอกสาร
  • มีวันที่ของเอกสา (create date)  
  • พร้อมกับสรุปรายละเอียดเลขที่เอกสาร  มูลค่าของเอกสาร  

ผู้ใช้งานสามารถอ่านรายละเอียดต่าง ๆ แล้วตรวจสอบให้ถูกต้อง หลังจากนั้นก็กดยอมรับ ปฏิเสธ หรือดาวน์โหลดเอกสารตามต้องการได้  

 

ประวัติของเอกสาร  

ในระบบสามารถบอก History หรือประวัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ ทั้งหมด โดยมีตามลำดับสถานะนี้  ซึ่งผู้ใช้งานจะทราบประวัติของเอกสารว่าใครเป็นผู้ดำเนินการกับเอกสาร อะไร เมื่อไหร่ ยังไงบ้าง


การยอมรับเอกสาร
 Accept  

เมื่อผู้ใช้งานกดยอมรับเอกสาร จะมีข้อมูลสรุปขึ้นมา เพื่อเป็นการตรวจสอบก่อนที่จะกดยืนยันเอกสาร เมื่อกดยืนยันสถานะของเอกสารจะถูกอัพเดต และแจ้งไปยังผู้ใช้ Pojjaman 

 

การปฏิเสธเอกสาร  Reject  

เมื่อผู้ใช้งานกดปฏิเสธเอกสารนั้น ๆ จะมีข้อมุลสรุปขึ้นมา เพื่อเป็นการตรวจสอบก่อนที่จะกดยืนยันเอกสาร เมื่อกดยืนยันสถานะของเอกสารจะถูกอัพเดต และแจ้งไปยังผู้ใช้ Pojjaman 

outbound รายการเอกสารส่งออก

Outbound คือ รายการเอกสารส่งออกไปยังผู้ใช้ Pojjaman  โดยจะมีเอกสารใบวางบิล Billing เพื่อใช้ในการของเรียกเก็บเงินจากคู่ค้า  

 

เป็นหน้าสรุปข้อมูลของเอกสารส่งออก ผู้ใช้งานสามารถดูรายละเอียดเบื้องต้นได้ว่า เป็นเอกสารประเภทไหน  ถูกส่งมาเมื่อไหร่ โดยใคร รวมถึงจะสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารนั้นๆได้  สามารถดูเอกสารในหน้าลิสต์รายการเอกสารพร้อมกันได้ถึง 10 รายการ  

ค้นหาเอกสารง่ายๆจากการค้นหาแบบพิมพ์ Search  และใช้ตัวกรอง Document Status   เพื่อสามารถค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่ต้องการ โดยเลือกวันที่เริ่มต้น และสิ้นสุด เพื่อระบุช่วงเวลาของเอกสาร   

 

สถานะของเอกสารส่งออกประกอบไปด้วย  

  1. Draft  เอกสารฉบับร่าง  เมื่อผู้ใช้งานทำการกดปุ่ม Save เอกสาร หลังกรอกข้อมูลเพื่อสร้าง Billing  
  2. Sent  ส่งเอกสาร  เมื่อผู้ใช้งานทำการกดปุ่มส่งเอกสาร หลังกรอกข้อมูลเพื่อสร้าง Billing 
  3. Accepted เอกสารถูกยอมรับ  
  4. Rejected เอกสารถูกปฏิเสธ  
  5. Closed ปิดเอกสาร  

สามารถใช้ปุ่ม Document Status เป็นตัวกรองในการค้นหาเอกสารแบบเจาะจงมากขึ้น 

 

การส่งเอกสารวางบิลกับผู้ใช้งาน Pojjaman 

ผู้ใช้งานสามารถส่งเอกสารเพื่อทำการวางบิลกับทางผู้ใช้ pojjaman ได้จากหน้าลิสต์รวมรายการเอกสารส่งออก (Outbound โดยกดปุ่ม Document Status และเลือกเอกสารที่มีสถานะ Draft หรือเอกสารฉบับร่าง   หลังจากนั้นจะมีปุ่ม Sent ขึ้นมา  ให้ผู้ใช้งานทำการเลือกเอกสารที่ต้องการจะส่งได้  โดยสามารถส่งเอกสารการวางบิลได้พร้อม  กันถึง 10 รายการในครั้งเดียว 

 

 

หลังจากนั้นจะมีรายการเอกสารสรุป  เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลก่อนยืนยัน หลังจากกดยืนยัน และส่งเอกสารให้ผู้ใช้งาน Pojjamn สำเร็จ ระบบจะอัพเดทสถานะเอกสารเป็น Sent   

 

รายละเอียดเอกสารส่งออก หรือเอกสารใบวางบิล 

แสดงรายละเอียดของเอกสารที่ส่งออกไปยังผู้ใช้ Pojjaman หรือหมายถึง รายละเอียดของเอกสารใบวางบิล (Billing) โดยบอกรายละเอียดว่าเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นดยใคร วันที่เท่าไหร่ ส่งให้คู่ค้ารายไหน ของโปรเจคอะไร มีมูลค่ากี่บาท พร้อมกับมีเอกสารประกอบต่าง ๆ แนบกับใบวางบิลนั้น เพื่อประกอบว่าเอกสารใบวางบิลถูกสร้างและอ้างอิงจากเอกสารไหน อย่างเช่น  

  1. Invoice Number (เลขที่เอกสารภายในของผู้ใช้งาน BUILK Bill loader)   
  2. Purchase Order ใบสั่งซื้อ เลขที่อะไร   
  3. Goods Received Notes ใบส่งของ เลขที่อะไร 

หากเอกสารใบวางบิลถูกสร้างขึ้นจาก ข้อ 2 และ 3  ที่มีเอกสารในระบบ เอกสารใบวางบิลจะมีสถานะระบุว่า Complete เป็นสีเขียวที่มุมขวา   

แต่หากเอกสารใบวางบิลถูกสร้างขึ้นจาก ข้อ 2 และ 3 ที่ไม่มีเอกสารในระบบ เอกสารใบวางบิลจะมีสถานะระบุว่า Incomplete เป็นสีเหลืองที่มุมขวา   

 

ประวัติของเอกสาร Outbound  

ในระบบสามารถบอก History หรือประวัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ ทั้งหมด โดยเรียงตามกิจกรรมที่ถูกดำเนินการ  ซึ่งผู้ใช้งานจะทราบประวัติของเอกสารว่าใครเป็นผู้ดำเนินการกับเอกสาร อะไร เมื่อไหร่ ยังไงบ้าง 

create billing การสร้างเอกสาร

 

เริ่มสร้างเอกสารสำหรับวางบิลได้ที่แถบเมนู  Document   

หลังจากนั้นกดเพื่อเลือกประเภทของเอกสารที่ต้องการสร้าง ( ตอนนี้มีเพียง 1 เอกสารคือ เอกสารใบวางบิล Billing )  

 

เมื่อกด Billing แล้วจะมีหน้าต่างขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกสร้างเอกสารได้ 2  รูปแบบ คือ  

  1. สร้างเอกสารแบบ  Create New  
  2. สร้างเอกสารแบบ  Import  ไฟล์เข้ามายังระบบ BUILK Bill Loader  

โดย Create new จะสามารถสร้างเอกสารได้ทีละ 1 รายการ  แต่วิธีการ Import  จะสามารถสร้างเอกสาร Billing ได้ทีละหลาย ๆรายการ

 

การสร้างเอกสาร Billing หรือใบวางบิลแบบ Create New  

 ผู้ใช้งานจะต้องทำการระบุข้อมูลต่าง ๆให้ครบถ้วน ดังนี้  

  1. Trade partner name  คูค้าที่ต้องการส่งเอกสารทำการวางบิล
  2. Create Date  วันที่สร้างเอกสาร
  3. Currency  สกุลเงิน  

ต้องระบุรายชื่อคู่ค้าที่ต้องการทำการวางบิลก่อนทุกครั้ง หากไม่ระบุจะไม่สามารถสร้างเอกสารหรือกรอกข้อมูลส่วนอื่น ๆ ได้ 

หลักจากนั้นระบบ  BUILK Bill Loader จะทำการดึงข้อมูลมาแสดงผลให้ผู้ใช้งานได้เลือกข้อมูล เฉพาะที่เกี่ยวของกับ Trade partner name ที่ได้เลือกไว้เท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น Company A มีเอกสารที่ผู้ใช้ Pojjaman ส่งมาให้ ทั้งหมดจำนวน 3 โครงการ   

ระบบจะดึงข้อมูลมาให้เฉพาะ 3 โครงการที่พบและอยู่ในระบบ BUILK Bill Loader  เท่านั้น จะไม่มีข้อมูลของ Company B ขึ้นมา 

 

หลังจากนั้นผู้ใช้งานสามารถเลือกสร้างเอกสารใบวางบิลต่อไปได้ โดยกรอกข้อมูลดังนี้   

  1. เลือกโปรเจคที่ต้องการทำเอกสารวางบิล 
  2. เลือกเอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือเอกสารอ้างอิง โดยมีเอกสารดังนี้ 

1) Invoice number (เลขที่เอกสารภายในของผู้ใช้งาน Bill loader)

2) Purchase Order ใบสั่งซื้อ เลขที่อะไร

3) Good Received notes ใบส่งของ เลขที่อะไร  

  1.  

หากผู้ใช้งานระบุโปรเจค  ระบบก็จะแสดงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงขึ้นมาให้ โดยจะดึงข้อมูลของเอกสาร 2) และ 3) ของโปรเจคนั้น ๆ มาให้ 

แต่หากผู้ใช้งานไปเลือกที่ 1.) เลขที่เอกสาร ก่อนจะระบุโครงการ ระบบก็จะแสดงเอกสารขึ้นมาให้ทั้งหมด ที่พบเจอในระบบ ของ Trade partner name นั้น  ที่ได้ทำการเลือกไว้ก่อนหน้า   

3. ระบุมูลค่าที่ต้องการจะวางบิล 

โดยสามารถกรอกจำนวนได้ที่ช่อง  

1) Tax Base ฐานภาษี 

2) Vat Amount ภาษีมูลค่าเพิ่ม  

3) Total Amount มูลค่ารวม  

หากกรอกที่ช่อง 1) ระบบจำ Default การคำนวณมูลค่าของภาษี vat ที่ 7% มาให้อัตโนมัติ เป็น Vat amount หรื Total Amount  ของภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ในช่อง 2) และ 3)  

ตัวอย่างเช่น เลือกกรอกช่อง 1มูลค่า 1,000 ช่อง 2) จะแสดงเป็น 700 โดยอัตโนมัติ ส่วนช่อง 3) จะเท่ากับ 1700 ซึ่งเกิดจาก 1,000 + 700 นั่นเอง    

ในกรณีที่ไม่มี Vat หรือเป็น Include Vat ผู้ใช้งานก็สามารถเลือกกรอก ช่อง 1) และ 2) เองได้  

โดยหากไม่มี vat ก็กรอกไปที่ช่อง 2) จำนวน 0 (ศูนย์)  

แต่หากเป็น Include vat ก็กรอกจำนวนนั้นๆ  ที่ช่อ 1) และ 2) ได้ด้วยตัวเอง   

 

หลังจากระบุข้อมูลไปเบื้องต้นแล้ว สามารถกดที่ปุ่ม Save ไว้เพื่อเป็นเอกสารฉบับร่าง หลังจากนั้นสามารถกลับมาดำเนินการแก้ไต่อ หรือตรวจสอบในภายหลังได้ โดยเอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Draft เพื่อรอดำเนินการต่อไป 

 

หากข้อมูลในเอกสารครบถ้วนแล้ว ผู้ใช้งานต้องการส่งเอกสารใบวางบิลไปยังผู้ใช้ Pojjaman สามารถกดได้ที่ปุ่ม Sent เพื่อทำการส่งเอกสารได้เลย 

 

หากต้องการแก้ไขข้อมูลของเอกสาร สามารถทำได้โดยกดไปที่ปุ่ม edit  ก่อนส่งเอกสารผู้ใช้งานต้องตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนทำการส่ง เนื่องจากส่งแล้วจะไม่สามารถ edit เอกสารนั้น ๆ ได้   

หลังกดปุ่มส่ง  เอกสารจะอัพเดตและเปลี่ยนสถานะจาก Draft เป็น Sent  หากเอกสารนั้นมีข้อผิดพลาดหลังทำการ sent แล้ว ผู้ใช้งานสามารถกด cancel เพื่อยกเลิกเอกสารนั้น ๆ ได้   

 

หากเอกสารนั้น ๆ ไม่ได้มีการใช้งานต่อแล้ว ผู้ใช้งานสามารถกดไปที่ Closed เพื่ออัพเดทสถานะของเอกสารได้ด้วยตัวเอง   

Import การอัปโหลดเอกสาร

 

เริ่มสร้างเอกสารได้ที่แถบเมนู  Document   หลังจากนั้นกดที่ Billing เพื่อสร้างเอกสาร  

 

เลือกสร้างเอกสารแบบ  Import  ไฟล์เข้ามายังระบบ BUILK Bill Loader  

 

ผู้ใช้งานจะต้องทำการระบุข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบถ้วน ดังนี้  

Trade partner name  คู่ค้าที่ต้องการส่งเอกสารทำการวางบิล 

2 Create Date  วันที่สร้างเอกสาร 

3 Currency  สกุลเงิน  

ต้องระบุรายชื่อคู่ค้าที่ต้องการทำการวางบิลก่อนทุกครั้ง หากไม่ระบุจะไม่สามารถสร้างเอกสารหรือกรอกข้อมูลส่วนอื่น ๆ ได้ 

 

สามารถดาวน์โหลด Template สำหรับการกรอกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร Billing มากกว่า 1 รายการพร้อม  กั ได้ที่  
Billing Document Template   ซึ่ง Template จะอยู่ในรูปแบบ ไฟล์ Excel   

 

ผู้ใช้งานสามารถสร้างเอกสารใบวางบิล  1 เอกสาร ประกอบไปด้วย Invoice หรือใบแจ้งหนี้มากกว่า 1 ใบได้ จากการกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนในแต่ละ Row ของ Excel   

โดยเริ่มจาก ระบุโครงการ เลข Invoice number ที่เป็นเอกสารภายในของผู้ขายที่ใช้งาน Bill Loader   

กรอกมูลค่าต่าง ๆ ที่ต้องการสร้างเอกสารเรียกเก็บเงิน และ กรอกเลขเอกสารใบสั่งซื้อ Purchase ใบสั่งจ้าง Goods received และวันที่ของเอกสาร   

 

ผู้ใช้งานสามารถนำเข้า Template excel ที่ได้ทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วได้โดยทำการลากและ drop ไฟล์ หรือกดไปที่ Browser 

 

โดยสามารถนำเข้าไฟล์ได้เฉพาะไฟล์ Excel template ที่อยู่ในรูปแบบ  (Format  .xls หรือ xlsx เท่านั้น   

 

หลังผู้ใช้งานนำเข้าไฟล์ได้สำเร็จ  และทำการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่ม Send เพื่อทำการส่งเอกสารใบวางบิลไปให้ผู้ใช้งาน Pojjaman  ต่อไป  

 

หากนำเข้าข้อมูล และมีข้อผิดพลาด ระบบก็จะมีการแจ้งเตือนให้กรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง 

 

หากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกด save  เพื่อบันทึกข้อมูล แล้วสถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Draft  

 

ประวัติการของเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถดูข้อมูล ที่สรุปเกี่ยวกับ  Activity ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ว่ามีการดำเนินการอะไร  โดยใคร เมื่อไหร่  และยังไง  

 

กดส่งก็เป็นการสำเร็จ

account setting การตั้งค่า

 

หน้าภาพรวมหรือ Dashboard ใช้ในการดูข้อมต่าง ๆ หรือภาพรวม มีข้อมูลสรุปหน้าเอกสารทั้งรับเข้าและส่งออก  

หากผู้ใช้งานจะทำการตั้งค่า ให้กดที่ลูกศรชี้ลง มุมขวาบน ซึ่งจะมีรายการเมนูที่ชื่อ Company setting   

 

 

ในส่วน company setting  สามารถใช้เพื่อจัดการข้อมูลของบริษัทได้ 2 ส่วน คือ  

  1. Company information  
  2. Bank account setting  

 

ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลของ Company information ได้โดยกดไปที่ปุ่ม edit หลังจากนั้น ทำการกรอก/แก้ไขข้อมูล  

  1. Company name  ชื่อบริษัท  
  2. Address  ที่อยู่บริษัท 
  3. Tax Identification no.  เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 
  4. Other phone number  หมายเลขโทรศัพท์อื่น ๆ 
  5. Juristic type  ประเภทนิติบุคคล 

ซึ่งประเภทนิติบุคคล จะแบ่งเป็นนิติบุคคล กับบุคคลธรรมดา  ผู้ใช้งานต้องทำการกรอกรายละเอียด Vat  ด้วยว่าเป็นกี่เปอร์เซ็นต์    

 

หลังจากนั้นกด save เพื่อบันทึกข้อมูล 

 

หากผู้ใช้งานกรอกข้อมูลไม่ครบตามที่กำหนด  (* สีแดง)  ระบบมีการแจ้งเตือน 

 

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มข้อมูลของ Bank account ได้โดยการกดที่ปุ่ม Add  

 

ทำการกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

  • Account Number  หมายเลขบัญชี 
  • Account Name ชื่อบัญชี 
  • Bank Name ชื่อธนาคาร 
  • Branch  สาขา  

 

กรณีที่ทางบริษัท มีบริษัทในเครือ และต้องการใช้งานในบัญชีเดียวกัน สามารถเพิ่มบริษัทในเครื่อได้โดย  กดที่ลูกศรชี้ลง มุมขวาบน ซึ่งจะมีรายการเมนูที่ชื่อ Add company    

 

หลังจากนั้นทำการกรอกรายละเอียดของบริษัทให้ครบถ้วนตามด้านบน  แล้วกดที่ปุ่ม  Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล 

 

หลังจากกรอกข้อมูลบริษัทเสร็จ ให้กรอกข้อมูลของ Bank Account Information  ทำการกรอกข้อมูลให้เป็นที่เรียบร้อย หลังจากนั้นกดที่ปุ่ม  Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล  

วิธีการใช้งาน BUILK Bill loader

Register วิธีการลงทะเบียนใช้งาน

 

ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งาน BUILK  Bill Loader ได้จากทุก  Device โดยเข้าใช้งานผ่าน Web browser  และไปที่ url : http://bill-loader.builk.com/    

 

หลังกด Register ให้ทำการกรอกข้อมูลเพื่อสมัครใช้งานใหม่ 

 

ระบบจะทำการส่งอีเมลยืนยัน จากที่ได้กรอกรายละเอียดไว้  ในอีเมลจะมีลิ้งก์ ให้กดลิ้งก์ที่ได้รับ หลังจากนั้นจะเข้ามาสู่หน้าเว็บสำหรับ  Login เข้าใช้งาน   

Forget Password ลืมรหัสผ่าน

 

หากผู้ใช้งานพบปัญหาในการ Log-in สามารถกด Forgot password ได้ ซึ่งผู้ใช้งานจะต้องทำการกรอกอีเมลที่ทำการสมัครใช้งาน และกด Search  

 

ระบบจะแจ้งให้ผู้ใช้งานตรวจสอบอีเมลคำขอการ Reset รหัสผ่าน หลังจากนั้นผู้ใช้งานเข้าไปตรวจสอบอีเมลว่าได้รับข้อความหรือไม่ หากไม่รับกรุณาดูที่ถังขยะ หรือสปมเพิ่มเติม

 

หลังจากนั้นระบบจะทำการส่งอีเมลเพื่อให้ผู้ใช้งานยืนยันตัวตน หลังผู้ใช้งานได้รับอีเมลแล้ว  ให้ทำกดลิ้งก์ที่แนบมาในอีเมลเพื่อเข้าสู่หน้าเว็บเพื่อทำการ  reset password   ต่อไป 

 

ผู้ใช้งานสามารถทำการระบุรหัสผ่านใหม่เพื่อเข้าใช้งาน  กรอกยืนยันรหัสผ่านใหม่นั้นอีกครั้ง จากนั้นกดที่ Confirm   เพื่อยืนยัน  

 

เมื่อทำรายการเสร็จระบบจะแจ้งการ Reset password ให้ผู้ใช้งานทราบ หลังจากนั้นกด Confirm เพื่อปิดหน้าต่างการแจ้งเตือน 

inbound รายการเอกสารรับเข้า

Inbound คือรายการเอกสารรับเข้าจากผู้ใช้งานระบบ Pojjamanซึ่งจะแสดงรายละเอียดประเภทของเอกสาร รายละเอียดของผู้ส่ง วันที่ส่งเอกสารมา และตรวจสอบสถานะเอกสารได้ทันทีรวมไปถึงการกดยอมรับ หรือปฏิเสธเอกสารที่ส่งมาได้ด้วย

 

เป็นหน้าสรุปภาพรวมของเอกสารต่างๆ ประกอบด้วยเอกสาร 4 ประเภท คือ 

  1. Purchase Order ใบสั่งซื้อ 
  2. Good Received ใบรับของ 
  3. Billing Received ใบรับวางบิล 
  4. Payment Advice ใบนำจ่าย 

ซึ่งแสดงรายละเอียดเบื้องต้นของเอกสารว่า เป็นเอกสารประเภทไหน ส่งวันที่เท่าไหร่ โดยใคร และตรวจสอบสถานะเอกสารได้  สามารถดูเอกสารในหน้าลิสต์รายการเอกสารพร้อมกันได้ถึง 10 รายการ   

ค้นหาเอกสารง่ายๆจากการค้นหาแบบพิมพ์ Search  และใช้ตัวกรอง Document Status   เพื่อสามารถค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่ต้องการ โดยเลือกวันที่เริ่มต้น และสิ้นสุด เพื่อระบุช่วงเวลาของเอกสาร  

 

Document Status – สถานะของเอกสารรับเข้า  

สถานะของเอกสารจะประกอบไปด้วย   

  1.  New ได้รับเอกสารจากผู้ใช้งาน Pojjaman 
  2. Read หลังจากผู้ใช้งานทำการกดเข้าไปดูในเอกสาร  
  3. Accept  ยอมรับเอกสารนี้  
  4. Reject ปฏิเสธเอกสารนี้   
  5. Closed ปิดเอกสาร  

สามารถใช้ปุ่ม Document Status เป็นตัวกรองในการค้นหาเอกสารแบบเจาะจงมากขึ้น   

วิธีการดำเนินการเอกสารรับเข้า

เมื่อได้รับเอกสารจากผู้ใช้งาน Pojjaman เอกสารจะมีสถานะ New หลังจากนั้นผู้ใช้งานสามารถกดเข้าไปอ่านรายละเอียดของเอกสารได้  ซึ่งจะแสดงสถานะ Read หลังจากกดอ่านรายละเอียด หรือทำการตรวจสอบเอกสาร  โดยผู้ใช้งานสามารถดำเนินการกับเอกสารได้ 4 รุปแบบ คือ  

Download ดาวน์โหลดเอกสารเพื่อพิมพ์เอกสารออกมาใช้ หรือดำเนินการอื่นๆ ต่อไป  

Accept  เป็นการกดยอมรับเอกสารนั้น ๆ ซึ่งยังหมายถึงการตกลงในข้อเสนอของเอกสาร เช่น การยอมรับใบสั่งซื้อ เป็นต้น   

Reject เป็นการกดปฏิเสธเอกสารนั้น ๆ เนื่องจากรายการเอกสารผิด หรือรายละเอียดของเอกสารไม่ครบถ้วน ต้องแก้ไขเพิ่มเติม 

Closed การปิดเอกสารที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือปิดการใช้งานของเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว  

 

 

การดำเนินการกับเอกสารมากกว่า 1 รายการในครั้งเดียว  

โดยปกติผู้ใช้งานสามารถกดยอมรับ หรือปฏิเสธเอกสารในหน้ารายการนั้น ๆ ได้   ยังสามารถดำเนินการกดยอมรับ หรือปฏิเสธได้ที่หน้าลิสต์รวมรายการเอกสารรับเข้า โดยกดที่ปุ่ม Document Status แล้วทำการเลือกเอกสารที่มีสถานะ Read หรืออ่านแล้ว หลังจากนั้นจะมีปุ่มสำหรับยอมรับ (Accept)  หรือปฏิเสธ (Reject) ขึ้นมาให้ดำเนินการ  โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกรายการที่ต้องการยอมรับ หรือต้องการปฏิเสธพร้อม ๆ กันได้ มากที่สุดถึง 10 รายการ ในครั้งเดียว   

หลังจากเลือกเอกสารแล้ว จะมีรายการสรุปเพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลก่อนจะกดยืนยันเอกสารว่ายอมรับ หรือปฏิเสธ  แล้วเอกสารทั้งหมดจะแจ้งสถานะกลับไปหาผู้ใช้งาน Pojjaman ต่อไป  

 

หน้าแสดงรายละเอียดของเอกสารรับเข้า  

จะแสดงรายละเอียดเอกสารที่ถูกส่งมา รวมถึงเอกสารประกอบต่าง ๆ พร้อมกับประวัติของเอกสาร โดยมีรายละเอียดสรุปทางด้านขวาของหน้าจอ ว่า

  • เอกสารนั้น ๆ ถูกส่งมาจากใคร (trade partner name) 
  • เอกสารส่งมาที่โปรเจคไหน (project name) 
  • เอกสารสร้างโดยใคร (ชื่อผู้สร้าง/ส่งเอกสาร
  • มีวันที่ของเอกสา (create date)  
  • พร้อมกับสรุปรายละเอียดเลขที่เอกสาร  มูลค่าของเอกสาร  

ผู้ใช้งานสามารถอ่านรายละเอียดต่าง ๆ แล้วตรวจสอบให้ถูกต้อง หลังจากนั้นก็กดยอมรับ ปฏิเสธ หรือดาวน์โหลดเอกสารตามต้องการได้  

 

ประวัติของเอกสาร  

ในระบบสามารถบอก History หรือประวัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ ทั้งหมด โดยมีตามลำดับสถานะนี้  ซึ่งผู้ใช้งานจะทราบประวัติของเอกสารว่าใครเป็นผู้ดำเนินการกับเอกสาร อะไร เมื่อไหร่ ยังไงบ้าง


การยอมรับเอกสาร
 Accept  

เมื่อผู้ใช้งานกดยอมรับเอกสาร จะมีข้อมูลสรุปขึ้นมา เพื่อเป็นการตรวจสอบก่อนที่จะกดยืนยันเอกสาร เมื่อกดยืนยันสถานะของเอกสารจะถูกอัพเดต และแจ้งไปยังผู้ใช้ Pojjaman 

 

การปฏิเสธเอกสาร  Reject  

เมื่อผู้ใช้งานกดปฏิเสธเอกสารนั้น ๆ จะมีข้อมุลสรุปขึ้นมา เพื่อเป็นการตรวจสอบก่อนที่จะกดยืนยันเอกสาร เมื่อกดยืนยันสถานะของเอกสารจะถูกอัพเดต และแจ้งไปยังผู้ใช้ Pojjaman 

outbound รายการเอกสารส่งออก

Outbound คือ รายการเอกสารส่งออกไปยังผู้ใช้ Pojjaman  โดยจะมีเอกสารใบวางบิล Billing เพื่อใช้ในการของเรียกเก็บเงินจากคู่ค้า  

 

เป็นหน้าสรุปข้อมูลของเอกสารส่งออก ผู้ใช้งานสามารถดูรายละเอียดเบื้องต้นได้ว่า เป็นเอกสารประเภทไหน  ถูกส่งมาเมื่อไหร่ โดยใคร รวมถึงจะสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารนั้นๆได้  สามารถดูเอกสารในหน้าลิสต์รายการเอกสารพร้อมกันได้ถึง 10 รายการ  

ค้นหาเอกสารง่ายๆจากการค้นหาแบบพิมพ์ Search  และใช้ตัวกรอง Document Status   เพื่อสามารถค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่ต้องการ โดยเลือกวันที่เริ่มต้น และสิ้นสุด เพื่อระบุช่วงเวลาของเอกสาร   

 

สถานะของเอกสารส่งออกประกอบไปด้วย  

  1. Draft  เอกสารฉบับร่าง  เมื่อผู้ใช้งานทำการกดปุ่ม Save เอกสาร หลังกรอกข้อมูลเพื่อสร้าง Billing  
  2. Sent  ส่งเอกสาร  เมื่อผู้ใช้งานทำการกดปุ่มส่งเอกสาร หลังกรอกข้อมูลเพื่อสร้าง Billing 
  3. Accepted เอกสารถูกยอมรับ  
  4. Rejected เอกสารถูกปฏิเสธ  
  5. Closed ปิดเอกสาร  

สามารถใช้ปุ่ม Document Status เป็นตัวกรองในการค้นหาเอกสารแบบเจาะจงมากขึ้น 

 

การส่งเอกสารวางบิลกับผู้ใช้งาน Pojjaman 

ผู้ใช้งานสามารถส่งเอกสารเพื่อทำการวางบิลกับทางผู้ใช้ pojjaman ได้จากหน้าลิสต์รวมรายการเอกสารส่งออก (Outbound โดยกดปุ่ม Document Status และเลือกเอกสารที่มีสถานะ Draft หรือเอกสารฉบับร่าง   หลังจากนั้นจะมีปุ่ม Sent ขึ้นมา  ให้ผู้ใช้งานทำการเลือกเอกสารที่ต้องการจะส่งได้  โดยสามารถส่งเอกสารการวางบิลได้พร้อม  กันถึง 10 รายการในครั้งเดียว 

 

 

หลังจากนั้นจะมีรายการเอกสารสรุป  เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลก่อนยืนยัน หลังจากกดยืนยัน และส่งเอกสารให้ผู้ใช้งาน Pojjamn สำเร็จ ระบบจะอัพเดทสถานะเอกสารเป็น Sent   

 

รายละเอียดเอกสารส่งออก หรือเอกสารใบวางบิล 

แสดงรายละเอียดของเอกสารที่ส่งออกไปยังผู้ใช้ Pojjaman หรือหมายถึง รายละเอียดของเอกสารใบวางบิล (Billing) โดยบอกรายละเอียดว่าเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นดยใคร วันที่เท่าไหร่ ส่งให้คู่ค้ารายไหน ของโปรเจคอะไร มีมูลค่ากี่บาท พร้อมกับมีเอกสารประกอบต่าง ๆ แนบกับใบวางบิลนั้น เพื่อประกอบว่าเอกสารใบวางบิลถูกสร้างและอ้างอิงจากเอกสารไหน อย่างเช่น  

  1. Invoice Number (เลขที่เอกสารภายในของผู้ใช้งาน BUILK Bill loader)   
  2. Purchase Order ใบสั่งซื้อ เลขที่อะไร   
  3. Goods Received Notes ใบส่งของ เลขที่อะไร 

หากเอกสารใบวางบิลถูกสร้างขึ้นจาก ข้อ 2 และ 3  ที่มีเอกสารในระบบ เอกสารใบวางบิลจะมีสถานะระบุว่า Complete เป็นสีเขียวที่มุมขวา   

แต่หากเอกสารใบวางบิลถูกสร้างขึ้นจาก ข้อ 2 และ 3 ที่ไม่มีเอกสารในระบบ เอกสารใบวางบิลจะมีสถานะระบุว่า Incomplete เป็นสีเหลืองที่มุมขวา   

 

ประวัติของเอกสาร Outbound  

ในระบบสามารถบอก History หรือประวัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น ๆ ทั้งหมด โดยเรียงตามกิจกรรมที่ถูกดำเนินการ  ซึ่งผู้ใช้งานจะทราบประวัติของเอกสารว่าใครเป็นผู้ดำเนินการกับเอกสาร อะไร เมื่อไหร่ ยังไงบ้าง 

create billing การสร้างเอกสาร

 

เริ่มสร้างเอกสารได้ที่แถบเมนู  Document   

หลังจากนั้นกดเพื่อเลือกประเภทของเอกสารที่ต้องการสร้าง ( ตอนนี้มีเพียง 1 เอกสารคือ เอกสารใบวางบิล Billing )  

 

เมื่อกด Billing แล้วจะมีหน้าต่างขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกสร้างเอกสารได้ 2  รูปแบบ คือ  

  1. สร้างเอกสารแบบ  Create New  
  2. สร้างเอกสารแบบ  Import  ไฟล์เข้ามายังระบบ BUILK Bill Loader  

โดย Create new จะสามารถสร้างเอกสารได้ทีละ 1 รายการ  แต่วิธีการ Import  จะสามารถสร้างเอกสาร Billing ได้ทีละหลาย ๆรายการ

 

การสร้างเอกสาร Billing หรือใบวางบิลแบบ Create New  

 ผู้ใช้งานจะต้องทำการระบุข้อมูลต่าง ๆให้ครบถ้วน ดังนี้  

  1. Trade partner name  คูค้าที่ต้องการส่งเอกสารทำการวางบิล
  2. Create Date  วันที่สร้างเอกสาร
  3. Currency  สกุลเงิน  

ต้องระบุรายชื่อคู่ค้าที่ต้องการทำการวางบิลก่อนทุกครั้ง หากไม่ระบุจะไม่สามารถสร้างเอกสารหรือกรอกข้อมูลส่วนอื่น ๆ ได้ 

หลักจากนั้นระบบ  BUILK Bill Loader จะทำการดึงข้อมูลมาแสดงผลให้ผู้ใช้งานได้เลือกข้อมูล เฉพาะที่เกี่ยวของกับ Trade partner name ที่ได้เลือกไว้เท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น Company A มีเอกสารที่ผู้ใช้ Pojjaman ส่งมาให้ ทั้งหมดจำนวน 3 โครงการ   

ระบบจะดึงข้อมูลมาให้เฉพาะ 3 โครงการที่พบและอยู่ในระบบ BUILK Bill Loader  เท่านั้น จะไม่มีข้อมูลของ Company B ขึ้นมา 

 

หลังจากนั้นผู้ใช้งานสามารถเลือกสร้างเอกสารใบวางบิลต่อไปได้ โดยกรอกข้อมูลดังนี้   

  1. เลือกโปรเจคที่ต้องการทำเอกสารวางบิล 
  2. เลือกเอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือเอกสารอ้างอิง โดยมีเอกสารดังนี้ 

1) Invoice number (เลขที่เอกสารภายในของผู้ใช้งาน Bill loader)

2) Purchase Order ใบสั่งซื้อ เลขที่อะไร

3) Good Received notes ใบส่งของ เลขที่อะไร  

  1.  

หากผู้ใช้งานระบุโปรเจค  ระบบก็จะแสดงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงขึ้นมาให้ โดยจะดึงข้อมูลของเอกสาร 2) และ 3) ของโปรเจคนั้น ๆ มาให้ 

แต่หากผู้ใช้งานไปเลือกที่ 1.) เลขที่เอกสาร ก่อนจะระบุโครงการ ระบบก็จะแสดงเอกสารขึ้นมาให้ทั้งหมด ที่พบเจอในระบบ ของ Trade partner name นั้น  ที่ได้ทำการเลือกไว้ก่อนหน้า   

3. ระบุมูลค่าที่ต้องการจะวางบิล 

โดยสามารถกรอกจำนวนได้ที่ช่อง  

1) Tax Base ฐานภาษี 

2) Vat Amount ภาษีมูลค่าเพิ่ม  

3) Total Amount มูลค่ารวม  

หากกรอกที่ช่อง 1) ระบบจำ Default การคำนวณมูลค่าของภาษี vat ที่ 7% มาให้อัตโนมัติ เป็น Vat amount หรื Total Amount  ของภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ในช่อง 2) และ 3)  

ตัวอย่างเช่น เลือกกรอกช่อง 1มูลค่า 1,000 ช่อง 2) จะแสดงเป็น 700 โดยอัตโนมัติ ส่วนช่อง 3) จะเท่ากับ 1700 ซึ่งเกิดจาก 1,000 + 700 นั่นเอง    

ในกรณีที่ไม่มี Vat หรือเป็น Include Vat ผู้ใช้งานก็สามารถเลือกกรอก ช่อง 1) และ 2) เองได้  

โดยหากไม่มี vat ก็กรอกไปที่ช่อง 2) จำนวน 0 (ศูนย์)  

แต่หากเป็น Include vat ก็กรอกจำนวนนั้นๆ  ที่ช่อ 1) และ 2) ได้ด้วยตัวเอง   

 

หลังจากระบุข้อมูลไปเบื้องต้นแล้ว สามารถกดที่ปุ่ม Save ไว้เพื่อเป็นเอกสารฉบับร่าง หลังจากนั้นสามารถกลับมาดำเนินการแก้ไต่อ หรือตรวจสอบในภายหลังได้ โดยเอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Draft เพื่อรอดำเนินการต่อไป 

 

หากข้อมูลในเอกสารครบถ้วนแล้ว ผู้ใช้งานต้องการส่งเอกสารใบวางบิลไปยังผู้ใช้ Pojjaman สามารถกดได้ที่ปุ่ม Sent เพื่อทำการส่งเอกสารได้เลย 

 

หากต้องการแก้ไขข้อมูลของเอกสาร สามารถทำได้โดยกดไปที่ปุ่ม edit  ก่อนส่งเอกสารผู้ใช้งานต้องตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนทำการส่ง เนื่องจากส่งแล้วจะไม่สามารถ edit เอกสารนั้น ๆ ได้   

หลังกดปุ่มส่ง  เอกสารจะอัพเดตและเปลี่ยนสถานะจาก Draft เป็น Sent  หากเอกสารนั้นมีข้อผิดพลาดหลังทำการ sent แล้ว ผู้ใช้งานสามารถกด cancel เพื่อยกเลิกเอกสารนั้น ๆ ได้   

 

หากเอกสารนั้น ๆ ไม่ได้มีการใช้งานต่อแล้ว ผู้ใช้งานสามารถกดไปที่ Closed เพื่ออัพเดทสถานะของเอกสารได้ด้วยตัวเอง   

Import การอัปโหลดเอกสาร

 

เริ่มสร้างเอกสารได้ที่แถบเมนู  Document   หลังจากนั้นกดที่ Billing เพื่อสร้างเอกสาร  

 

เลือกสร้างเอกสารแบบ  Import  ไฟล์เข้ามายังระบบ BUILK Bill Loader  

 

ผู้ใช้งานจะต้องทำการระบุข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบถ้วน ดังนี้  

Trade partner name  คู่ค้าที่ต้องการส่งเอกสารทำการวางบิล 

2 Create Date  วันที่สร้างเอกสาร 

3 Currency  สกุลเงิน  

ต้องระบุรายชื่อคู่ค้าที่ต้องการทำการวางบิลก่อนทุกครั้ง หากไม่ระบุจะไม่สามารถสร้างเอกสารหรือกรอกข้อมูลส่วนอื่น ๆ ได้ 

 

สามารถดาวน์โหลด Template สำหรับการกรอกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร Billing มากกว่า 1 รายการพร้อม  กั ได้ที่  
Billing Document Template   ซึ่ง Template จะอยู่ในรูปแบบ ไฟล์ Excel   

 

ผู้ใช้งานสามารถสร้างเอกสารใบวางบิล  1 เอกสาร ประกอบไปด้วย Invoice หรือใบแจ้งหนี้มากกว่า 1 ใบได้ จากการกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนในแต่ละ Row ของ Excel   

โดยเริ่มจาก ระบุโครงการ เลข Invoice number ที่เป็นเอกสารภายในของผู้ขายที่ใช้งาน Bill Loader   

กรอกมูลค่าต่าง ๆ ที่ต้องการสร้างเอกสารเรียกเก็บเงิน และ กรอกเลขเอกสารใบสั่งซื้อ Purchase ใบสั่งจ้าง Goods received และวันที่ของเอกสาร   

 

ผู้ใช้งานสามารถนำเข้า Template excel ที่ได้ทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วได้โดยทำการลากและ drop ไฟล์ หรือกดไปที่ Browser 

 

โดยสามารถนำเข้าไฟล์ได้เฉพาะไฟล์ Excel template ที่อยู่ในรูปแบบ  (Format  .xls หรือ xlsx เท่านั้น   

 

หลังผู้ใช้งานนำเข้าไฟล์ได้สำเร็จ  และทำการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่ม Send เพื่อทำการส่งเอกสารใบวางบิลไปให้ผู้ใช้งาน Pojjaman  ต่อไป  

 

หากนำเข้าข้อมูล และมีข้อผิดพลาด ระบบก็จะมีการแจ้งเตือนให้กรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง 

 

หากตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกด save  เพื่อบันทึกข้อมูล แล้วสถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น Draft  

 

ประวัติการของเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถดูข้อมูล ที่สรุปเกี่ยวกับ  Activity ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ว่ามีการดำเนินการอะไร  โดยใคร เมื่อไหร่  และยังไง  

 

กดส่งก็เป็นการสำเร็จ

account setting การตั้งค่า

 

หน้าภาพรวมหรือ Dashboard ใช้ในการดูข้อมต่าง ๆ หรือภาพรวม มีข้อมูลสรุปหน้าเอกสารทั้งรับเข้าและส่งออก  

หากผู้ใช้งานจะทำการตั้งค่า ให้กดที่ลูกศรชี้ลง มุมขวาบน ซึ่งจะมีรายการเมนูที่ชื่อ Company setting   

 

 

ในส่วน company setting  สามารถใช้เพื่อจัดการข้อมูลของบริษัทได้ 2 ส่วน คือ  

  1. Company information  
  2. Bank account setting  

 

ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลของ Company information ได้โดยกดไปที่ปุ่ม edit หลังจากนั้น ทำการกรอก/แก้ไขข้อมูล  

  1. Company name  ชื่อบริษัท  
  2. Address  ที่อยู่บริษัท 
  3. Tax Identification no.  เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 
  4. Other phone number  หมายเลขโทรศัพท์อื่น ๆ 
  5. Juristic type  ประเภทนิติบุคคล 

ซึ่งประเภทนิติบุคคล จะแบ่งเป็นนิติบุคคล กับบุคคลธรรมดา  ผู้ใช้งานต้องทำการกรอกรายละเอียด Vat  ด้วยว่าเป็นกี่เปอร์เซ็นต์    

 

หลังจากนั้นกด save เพื่อบันทึกข้อมูล 

 

หากผู้ใช้งานกรอกข้อมูลไม่ครบตามที่กำหนด  (* สีแดง)  ระบบมีการแจ้งเตือน 

 

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มข้อมูลของ Bank account ได้โดยการกดที่ปุ่ม Add  

 

ทำการกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

  • Account Number  หมายเลขบัญชี 
  • Account Name ชื่อบัญชี 
  • Bank Name ชื่อธนาคาร 
  • Branch  สาขา  

 

กรณีที่ทางบริษัท มีบริษัทในเครือ และต้องการใช้งานในบัญชีเดียวกัน สามารถเพิ่มบริษัทในเครื่อได้โดย  กดที่ลูกศรชี้ลง มุมขวาบน ซึ่งจะมีรายการเมนูที่ชื่อ Add company    

 

หลังจากนั้นทำการกรอกรายละเอียดของบริษัทให้ครบถ้วนตามด้านบน  แล้วกดที่ปุ่ม  Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล 

 

หลังจากกรอกข้อมูลบริษัทเสร็จ ให้กรอกข้อมูลของ Bank Account Information  ทำการกรอกข้อมูลให้เป็นที่เรียบร้อย หลังจากนั้นกดที่ปุ่ม  Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล