เรื่องการทำงานแบบ Paperless หรือการเลิกใช้กระดาษ ไม่ใช่สิ่งใหม่ ความจริงแล้วเป็นสิ่งที่หลายบริษัททั้งในประเทศและต่างประเทศ เริ่มนำเข้ามาใช้ในองค์กรมาได้หลายปีแล้ว และเมื่อมีการแพร่ระบาดของ โควิด 19 ก็ยิ่งทำให้หลายบริษัทมีนโยบายทำงานจากที่บ้าน ยิ่งส่งเสริมให้การทำงานแบบ Paperless มีแพร่หลายมากขึ้น โดยหลายองค์กรใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมาช่วยในการจัดการงานเอกสารแทน และทำให้คนในองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารการทำงานจากที่ไหนก็ได้
ระบบ Cloud Service จึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ให้กับบริษัทที่ต้องการให้เอกสารอยู่ในรูปแบบของดิจิทัล ซึ่งแน่นอนว่า POJJAMAN2 ก็เป็นหนึ่งในตัวช่วยของบริษัทหลายบริษัทในอุตสาหกรรมก่อสร้าง เพราะ POJJAMAN2 เป็นมากกว่า ERP ก่อสร้าง เพราะเราพร้อมเป็นตัวช่วยให้ทุกแผนกทำงานได้อย่างราบรื่น
POJJAMAN2 สามารถช่วยคุณให้ทำงานรวดเร็วผ่านระบบ Cloud ลดการใช้เอกสารด้วยฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่ตอบโจทย์ทั้งบัญชี จัดซื้อ หน้างาน วันนี้เราจะมายกตัวอย่างฟังก์ชั่นส่วนหนึ่งที่ เราให้ความสำคัญ และพร้อมให้ลูกค้าของเราสามารถทำงานผ่านระบบลดการใช้กระดาษได้อย่างแท้จริง
e-Tax Invoice ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
“e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือใบกํากับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษ ไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยจะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และลายเซ็นชื่อดิจิทัล เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล
ฟังก์ชั่นนี้เหมาะสำหรับทีมบัญชีและผู้บริหาร ที่จะลดภาระในการจัดเตรียมเอกสาร และสะดวกในการทำงานมากขึ้น เพราะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องอยู่ที่ออฟฟิศเตรียมเอกสารให้วุ่นวาย อีกทั้งยังมีความน่าเชื่อถือเพราะรองรับทางกฎหมายในปัจจุบัน
ข้อดีของ e-Tax Invoice
- เจ้าของธุรกิจจะลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเมื่อกรมสรรพากรได้รับข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขายทางอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วนแล้ว ระบบจะจัดทำรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายได้โดยอัตโนมัติ
- ลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารใบกำกับภาษีและใบรับจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- สะดวก ทำงานผ่านระบบ Cloud ทำให้สามารถทำที่ไหนก็ได้ ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
- เตรียมพร้อมเพื่อรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้
- มีความน่าเชื่อถือและรองรับทางกฎหมายในเรื่องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ e-Tax Invoice
แน่นอนว่า e-Tax Invoice เป็นเรื่องใหม่สำหรับหลาย ๆ บริษัท และย่อมมีเรื่องที่เข้าใจผิดเกี่ยวกับการใช้งาน ทาง POJJAMAN2 จึงรวบรวมข้อมูลความเข้าใจผิดมาให้ได้อ่านกัน เพื่อที่จะได้เข้าใจการทำงานของการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์กันให้มากขึ้น
- ไม่ จำเป็นต้องออกเอกสารและจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ
- e-Tax Invoice สามารถออกคู่กับแบบกระดาษได้เลย
- ผู้รับไม่จำเป็นจะต้องใช้งานหรือ สมัคร e-tax ด้วยก็สามารถรับเอกสารได้
- สามารถส่งเอกสารผ่านทาง E-mail ถึงผู้รับแทนการส่งแบบกระดาษผ่านทางไปรษณีย์
- ผู้รับที่ได้รับทาง e-mail สามารถพิมพ์และถือว่าเป็นตัวจริงได้เลย (อันนี้ซ้ำกับข้างบนมั้ยคะ ถ้าไม่ซ้ำเขียนแบบเดิมได้ ถ้าซ้ำแนะนำว่าให้เขียนรวมเป็นการรับ–ส่งเอกสารผ่านทางเมล ปริ้น และเป็นตัวจริงได้ )
โปรแกรม POJJAMAN2 รองรับระบบ e-Tax Invoice ตามมาตรฐานกรมสรรพากร สามารถส่งภาษีได้ทันที สะดวก รวดเร็ว หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ e-Tax Invoice สามารถสอบถามจากทีมงานเรื่องการใช้งานและข้อมูลเพิ่มเติมได้เลย
ลดการใช้กระดาษ Paperless ไปกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไฟล์ดิจิทัล e-Memo
e-Memo คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไฟล์ดิจิทัลที่ใช้แทนสำเนาจริงหรืองานพิมพ์ สามารถทำผ่านระบบ Cloud ให้ผู้บริหารสามารถกดอนุมัติได้โดยไม่ต้องใช้เอกสาร และสามารถอนุมัติหรือทำงานได้ทุกที่ ประหยัดเวลาและทรัพยากร และมีความปลอดภัยสูงระดับสากล
E-Memo ที่ POJJAMAN2 ออกแบบนั้นเหมาะสำหรับผู้บริหาร และคนในองค์กรที่ต้องการทำอนุมัติ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขายหรือจัดซื้อ สามารถทำเรื่องผ่านระบบและให้ผู้บริหารอนุมัติโดยไม่ต้องใช้เอกสารได้ทันที
ประโยชน์ของ e-Memo
- อนุมัติเอกสารได้เพียงคลิกเดียว ทำงานได้รวดเร็วมากกว่าเดิม
- สามารถอนุมัติผ่านแอปพลิเคชั่นในมือถือ ด้วย PJM App Approve หรือหน้าคอมพิวเตอร์ได้เลย
- กำหนดบุคคลที่สามารถทำการอนุมัติเอกสารได้
- อัพโหลดเอกสารแนบได้ไม่จำกัด
- ไม่ต้องปริ้นเอกสาร เอกสารไม่สูญหาย
- ปลอดภัย ค้นหาผ่านระบบ Cloud ได้ตลอดเวลา
สนใจเกี่ยวกับการอนุมัติผ่าน PJM App Approve เพิ่มเติม สามารถอ่านเพิ่มเติมได้เลยที่ลิงก์
PJM App Approve ยกระดับการอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างยุคดิจิทัล
บันทึกรายการผ่านระบบ ด้วย Audit Trail
Audit trail คือ แนวทางการตรวจสอบ จากสิ่งที่พนักงานบัญชีทำการบันทึกรายการต่าง ๆ ลงในระบบ เพื่อจะออกเป็นรายงานทางการเงิน การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับรายการ เช่น การนำเข้าข้อมูล และเมื่อระยะเวลาผ่านไป ข้อมูลดังกล่าวได้มีการเปลี่ยนแปลงไป ทุกๆ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ของข้อมูล จะต้องมีการ บันทึกรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ ซึ่งเราเรียก การบันทึกนี้ว่า Audit trail
แน่นอนว่า Audit Trail ในระบบ POJJAMAN2 เหมาะสำหรับฝ่ายบัญชีที่ต้องทำรายการต่าง ๆ ในระบบ รวมถึงส่งให้ผู้ตรวจสอบบัญชีดูเอกสารย้อนหลังการบันทึกเอกสารต่าง ๆ ได้ง่ายกว่าเดิม ทำให้ลดเวลาในเรื่องงานเอกสารได้มากขึ้น
ประโยชน์ของ Audit trail
- สามารถดูเอกสารก่อนหน้าที่เกี่ยวข้องได้ผ่านระบบทุกที่ ทุกเวลา
- เอกสารที่เกี่ยวข้องอยู่ที่เดียวกัน สามารถกลับมาเช็คได้อีกครั้งผ่านระบบ Cloud โดยไม่ต้องดูเอกสารแบบกระดาษ
- เปิดดูไฟล์เอกสารที่เก็บเอาไว้ได้ในที่เดียว
- ง่ายต่อการตรวจสอบสำหรับ Auditor
- งานในการเรียบเรียงเอกสารสำหรับบัญชีน้อยลง
ชำระเงินได้ง่ายขึ้นด้วย e-Payment
E-Payment หรือ Electronic Payment เป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นมาด้วยเทคโนโลยี เพื่อเพิ่มความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน โดยมีลักษณะเป็นระบบที่สามารถทำการโอนชำระเงินผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งตัวกลางที่ใช้ในการโอนก็คือ คอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน และมีระบบอินเทอร์เน็ตเป็นตัวช่วยในการเชื่อมต่อ โอนผ่าน Payment Gateway ในรูปแบบของเว็บไซต์ และยังสามารถทำธุรกรรมการเงินต่าง ๆ ผ่านทางบัตรเครดิตได้ โดยไม่มีเงินสดหรือตราสารทางการเงินที่เป็น กระดาษ (เช่น เช็ค ดราฟท์ ตั๋วแลกเงิน) เข้ามาเกี่ยวข้อง
ข้อดีของ e-Payment สำหรับบริษัท
- เพิ่มโอกาสในการค้าให้กับธุรกิจในประเทศ
- เพิ่มความโปร่งใส ชัดเจน ในการจ่ายเงิน และการจ่ายภาษี
- ลดต้นทุนการจัดการด้านเอกสาร
- จัดเก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
หักภาษี ณ ที่จ่ายและลดงานเอกสารด้วย e-Witholding Tax
e-Withholding Tax เป็นบริการจาก กรมสรรพากร โดยความร่วมมือของธนาคารในประเทศไทย เพื่อให้ผู้จ่ายเงินซึ่งมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถโอนเงินให้ผู้รับและหักภาษี ณ ที่จ่ายไปพร้อมกันในครั้งเดียว ซึ่งผู้จ่ายเงินจะได้รับสิทธิไม่ต้องยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งรายเดือนและรายปีอีก ทั้งนี้ ค่าบริการจะเป็นไปตามที่แต่ละธนาคารกำหนด
ประโยชน์สำหรับผู้หักภาษี ณ ที่จ่าย ในการใช้ e-Withholding Tax
- ไม่ต้องจัดทำ จัดส่ง จัดเก็บ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ไม่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- สามารถตรวจสอบข้อมูลการหักภาษี ณ ที่จ่าย ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากรได้
จัดซื้อทำงานง่าย เทียบราคารรวดเร็วด้วย e-RFQ / e-quotation
การขอใบเสนอราคากับทาง Supplier ในแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยกระบวนการจัดซื้อ สามารถส่งใบขอราคาส่งให้ Supplier เปรียบเทียบราคา ตอบราคา สร้างใบสั่งซื้อผ่านระบบได้เลย
e-RFQ / e-quotation ผ่านระบบของ POJJAMAN2 เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยฝ่ายจัดซื้อให้สามารถทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น สามารถเปรียบเทียบราคาได้ภายในระบบ ลดขั้นตอนการค้นหาสินค้า และมีคู่เปรียบเทียบจากผู้ขายหลายรายได้อย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ ของe-RFQ / e-quotation
- สร้างเอกสาร RFQ ได้ง่ายๆ จากเอกสาร PR
- ไม่ต้องค้นหาผู้ขายเพื่อขอใบเสนอราคา
- ขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายราย ได้อย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ในด้านของตารางเปรียบเทียบสินค้า
- ตารางสรุปและเปรียบเทียบการเสนอราคา ของผู้ขาย ตัวช่วยในการตัดสินใจ
- ลดการทำ EXCEL COMPARE SHEET
- มีระบบแนะนำ ช่วยไฮไลท์ราคาสินค้าถูกที่สุด
- มีระบบการจัดเรียงลำดับผู้ขาย ที่เสนอราคาดีที่สุด และสินค้าครบถ้วน
Paperless ให้มากขึ้นเปลี่ยนการวางบิลเป็นเรื่องง่ายด้วย e-Billing BUILK Bill Loader
POJJAMAN ทำให้การวางบิลเป็นเรื่องง่ายขึ้น ด้วยแพลตฟอร์มในการรับ-ส่งเอกสารจัดซื้อ จัดจ้าง และการวางบิล ในรูปแบบออนไลน์ ที่จะช่วยให้การทำงานระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น สะดวกขึ้น ลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และล่าช้าออกไป เป็นโซลูชั่นในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารด้าน Sourcing & Procurement (การสรรหาและจัดซื้อ-จัดจ้าง) สำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้างโดยเฉพาะ เหมาะกับผู้รับเหมาหรือซัพพลายเออร์ ที่ต้องทำงานหรือประสานร่วมกับบริษัทคู่ค้าภายนอกที่ใช้งานระบบ ERP
ประโยชน์สำหรับผู้ซื้อ / ผู้จ้าง ในการใช้ e-Billing Bill Loader
- ลดขั้นตอน / เวลา ในการส่งเอกสารให้กับซัพพลายเออร์
- ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย เพราะข้อมูลอยู่ในระบบ เข้าทำงานจากที่ไหนก็ได้
- ลดการใช้กระดาษ ลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย
- ลดความผิดพลาด การคีย์ข้อมูลพลาด และคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
- ตรวจสอบเอกสารได้ทันที จัดการเรื่องทำจ่ายได้อย่างแม่นยำ
- บริหารซัพพลายเออร์ได้อย่างเป็นระบบ
- ทำงานร่วมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รับวางบิลได้อย่างรวดเร็ว ประมาณและวางแผนการจ่ายเงินได้ก่อน
ประโยชน์สำหรับผู้ขาย/ผู้จัดจ้างในการใช้ e-Billing Bill Loader
- รับเอกสารจัดซื้อ/ สัญญาจ้างผ่านทางระบบอย่างรวดเร็ว แจ้งเตือนผ่านอีเมล
- วางบิลผ่านระบบ และส่งบิลหาผู้ซื้อได้ทันที
- เช็คสถานะการยืนยันรับวางบิลของผู้ซื้อ / ผู้จ้างได้ทันที รวดเร็วขึ้น
- ติดตามสถานะการจ่ายเงินจากผู้ซื้อ โดยมีระบบแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล
- ลดความยุ่งยากในการหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ เอกสารไม่หาย เช่น เอกสารเกี่ยวกับการยื่นภาษีเงินได้
- วางแผนการรับเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สนใจเกี่ยวกับการ e-Billing Bill Loader เพิ่มเติม สามารถอ่านเพิ่มเติมได้เลยที่ลิงก์
เปลี่ยนการวางบิลให้เป็นเรื่องง่ายของผู้ซื้อ-ผู้ขาย ด้วย BUILK Bill Loader
ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งที่จะทำให้บริษัททำงานได้รวดเร็ว ลดการใช้กระดาษได้มากขึ้น และสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ การ Work From Home ที่ได้รับผลกระทบจากโควิด 19 ก็จะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป และในอนาคต POJJAMAN2 ก็มีแผนที่จะพัฒนาฟังก์ชั่นต่าง ๆ. เพื่อตอบโจทย์ให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา เพราะเราไม่ได้เป็นแค่ ERP แต่เราพร้อมเป็นตัวช่วยให้องค์กรของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องในปัจจุบัน