เริ่มใช้จริงแล้ว กับ Bill Loader By BUILK ระบบการ รับ – ส่ง เอกสารระบบดิจิทัล ที่ JWS Construction

การทำธุรกิจในปัจจุบันที่มีการซื้อขายกัน มีการรับ-ส่งเอกสารจำนวนมากอยู่แล้ว เช่น การส่งใบสั่งซื้อ การทำวางบิล  โดยเฉพาะธุรกิจรับเหมาก่อสร้างองที่ต้องทำการซื้อวัสดุ อุปกรณ์ต่างๆอยู่ตลอดเวลา ทำให้ต้องมีการวางบิลจากบรรดาซัพพลายเออร์ที่บริษัทเป็นประจำทุกเดือน และจะยังไม่ได้เงินทันทีต้องรอไปอีก 1-2 เดือน หรืออาจจะมากกว่านั้น ถึงจะได้รับเงิน ซึ่งขั้นตอนก่อนที่ซัพพลายเออร์เจ้าต่างๆจะได้รับเงิน จะต้องจัดทำเอกสารใบวางบิลพร้อมกับใบแจ้งหนี้มาส่งให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีของบริษัทตามรอบระยะเวลาที่กำหนดขึ้น ซึ่งเรียกว่าการวางบิล  ส่วนปัญหาที่มักพบในการวางบิลบ่อยๆก็คือ การทำเอกสารนั่นเอง เพราะต้องออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆผิด กรอกไม่ครบถ้วน หรือข้อมูลไม่ตรงกับใบเสนอราคา หรือแม้กระทั่งการส่งเอกสาร หากล่าช้าก็จะทำให้ได้รับเงินช้ากว่ากำหนดไปอีก ดังนั้น การรับส่งเอกสารระหว่างผู้ซื้อ ผู้ขายเองถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก หากทำได้รวดเร็ว โอกาสที่จะได้รับเงินตามกำหนดก็มีมากขึ้น และจะดีกว่ามั้ยหากมีะบบรับ-ส่งเอกสารที่สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ ไม่ผิดพลาด เข้ามาช่วยในการทำงาน เหมือนกับ Bill Loader By BUILK ในโปรแกรมพจมาน 2 ที่จะช่วยในการทำงานของฝ่ายบัญชีให้สมาร์ทขึ้นในยุคดิจิทัล

บริษัท เจ ดับบลัว เอส คออนสตรัคชั่น จำกัด

จัดตั้งขึ้นโดยกลุ่มบุคคลผู้มีประสบการณ์ในงานด้านวิศวกรรมโยธา, สถาปัตยกรรม, งานระบบสุขาภิบาล, งานระบบไฟฟ้าและเครื่องกล และประสบความสำเร็จอย่างสูงในธุรกิจด้านงานรับเหมาก่อสร้าง และบุคลากรล้วนมีมีความรู้และประสบการณ์ และพร้อมที่จะรับงานและประสานงานเพื่อ เพื่อรองรับการขยายตัวของ บริษัทฯ ไปยังภูมิภาคต่างๆ ทั้งในและต่างประเทศ 

ซึ่งปัจจุบัน JWS Construction ได้รับความไว้วางใจให้ดำเนินการ ก่อสร้าง อาคารสำนักงาน อาคารโรงงาน, โรงแรม, โรงเรียน, โรงพยาบาล ทั้งงานโครงสร้างและงานระบบ ทั้งจากภาครัฐและภาคเอกชนมาแล้วมากมาย เช่น  อาคารสำนักงาน อบต.พิมลราช, อาคารโรงพยาบาลเปาโลฯ-สมุทรปราการ, อาคารงานเซปเป้-คลอง 13 , และอาคารที่พักอาศัยรวม TEDDY @Thammasat เป็นต้น และปัจจุบันทาง JWS Construction ก็มีไซต์งานที่อยู่ระหว่างการก่อสร้าง กระจายตัวอยู่ในภูมิภาคต่างๆทั่วประเทศ

     

 

JWS Construction กับการเปลี่ยนแปลงสู่การทำงานที่รวดเร็วขึ้น แก้ปัญหาการวางบิลที่ล่าช้าด้วย Bill Loader

JWS Construction เป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ ประกอบกิจการเกี่ยวกับงานรับงานรับเหมาก่อสร้างอย่างครบวงจร   จึงมีการสั่งซื้อสินค้า วัสดุ อุกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร และอื่นๆอีกมากมายเพื่อดำเนินการทางธุรกิจ การซื้อสินค้าจากเหล่าบรรดาซัพพลายเออร์ที่หลากหลายเจ้า ทาง JWS Construction   จึงมีการกำหนดการวางบิลขึ้น ซึ่งกิจวัตรประจำเดือนอย่างหนึ่งของพนักงานบัญชีที่นี่จะต้องทำการรับวางบิลจากซัพพลายเออร์ จำนวน 2 ครั้งต่อเดือน โดยมีขั้นตอน ดังนี้

  1. ซัพพลายเออร์ทำเอกสารใบวางบิลพร้อมใบกำกับภาษี สำหรับการซื้อขายสินค้าแล้วนำมายื่นต่อบริษัท
  2. พนักงานบัญชีตรวจสอบเอกสารว่าถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ แล้วลงวันที่ การรับเอกสาร 
  3. นำเอกสารมาคีย์ลงบนโปรแกรม Excel โดยแบ่งกันตามไซต์งานหรือโปรเจคที่รับผิดชอบ
  4. ทำการตรวจสอบและสรุปยอด แล้วนำไฟล์เอกสารส่งให้กับหัวหน้าแผนกเพื่อสรุปข้อมูลของยอดการวางบิลรอบนั้น
  5. หัวหน้างานรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
  6. นำข้อมูลที่สรุปถูกต้องแล้ว มาคีย์ลงบนโปรแกรมพจมาน เพื่อทำเอกสารสำหรับจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์แต่ละเจ้า

จะเห็นได้ว่าขั้นตอนของการวางบิลนั้นค่อนข้างที่จะใช้เวลานานพอสมควร ทั้งการตรวจสอบเอกสาร การคีย์ข้อมูลต่างๆ การรวบรวมข้อมูล และสรุปผล ซึ่งทำให้แผนกบัญชีเสียเวลาไปกับการวางบิลแต่ละรอบอย่างมาก เพิ่งจะเสร็จรอบแรกไป ก็ต้องมารับวางบิลรอบที่สองต่อ  แผนกบัญชีจึงเสียเวลาอยู่กับการวางบิลแทบจะทั้งเดือนก็ว่าได้ 

 

       

ทางพจมานเองจึงเข้าไปช่วย JWS Construction แก้ปัญหาสำหรับขั้นตอนในการวางบิลให้สะดวก รวดเร็วขึ้น ในยุคดิจิทัล

Bill Loader by BUILK แพลตฟอร์มที่ใช้ในการรับ-ส่งเอกสารแบบดิจิทัล ผ่านระบบ Blockchain สามารถใช้งานได้จริง 100%  ที่จะทำให้ทำงานง่าย รวดเร็ว และจบในที่เดียว
สำหรับขั้นตอนของการวางบิลที่ต้องมีเอกสารเยอะๆจะถือว่าตอบโจทย์มาก เพราะช่วยในการรับ-ส่งเอกสาร ทั้งใบสั่งซื้อ การทำวางบิล รับวางบิล ใบกำกับภาษี หรือรู้สถานะ การทำจ่ายได้บนแพลตฟอร์มเดียว โดยผู้ซื้อ และผู้ขายสามารถส่งเอกสารกันได้ง่ายๆผ่านระบบ Blockchain ซึ่งทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญขององค์กร 

ผู้ซื้อ
ลดขั้นตอน/เวลา ในการส่งเอกสารให้ผู้ซื้อ
ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย เพราะข้อมูลอยู่ใน Blockchain Cloud เข้าจากที่ไหนก็ได้
ลดการใช้กระดาษ ลดต้นทุน
ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล และการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน

ผู้ขาย
ได้เอกสารจากผู้ซื้อ รวดเร็วไม่ต้องรออีเมลล์
ติดตามสถานะจ่ายได้อ่างรวดเร็วจากระบบ
ลดขั้นตอนของกรเตรียมเอกสาร เช่น ลดการเตรียมเอกสารเกี่ยวกับภาษี

 JWS Construction สามารถคีย์ข้อมูลในการจัดทำวางบิลได้เร็วขึ้น 5 ชั่วโมง เมื่อใช้  Bill Loader by BUILK 

เมื่อ JWS Construction ได้ทดลองใช้ระบบ Bill loader by BUILK เข้ามาช่วยในขั้นตอนของการรับวางบิล จากแต่ก่อนที่ทำงานรับวางบิล คีย์ข้อมูล รวบรวมเอกสาร สรุปข้อมูลและสรุปยอดเพื่อที่จะทำการจ่ายให้กับ Supplier ต่อไป ใช้เวลานานมากเกือบทั้งสัปดาห์ก็ว่าได้ และในส่วนของการคีย์ข้อมูลเองนั้นก็ค่อนข้างนานพอสมควร แต่ระบบ Bill loader by BUILK เข้ามาช่วยในการทำงานให้ง่ายมากขึ้น ดังนี้

  • การคีย์ข้อมูลการวางบิลในโปรแกรมของพจมาน ระบบก็จะทำการดึงข้อมูลในการวางบิลครั้งนั้นมาทำยอดตั้งหนี้โดยอัตโนมัติ พร้อมกับการสรุปรายงานได้แบบ Real Time 
  • เอกสารข้อมูลของการจัดซื้อ สามารถส่งใบ PO ผ่านระบบให้ Supplier ได้ทันที 
  • Supplier สามารถส่งเอกสารการวางบิลได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องรอให้ถึงวันวางบิล และยังสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารการวางบิลที่กำลังดำเนินการอยู่ อย่างเช่น รับเอกสารเรียบร้อยแล้ว พร้อมทำจ่าย ทำจ่ายแล้ว เป็นต้น

จากการคีย์ข้อมูลของใบรับวางบิลจาก Supplier เข้าโปรแกรมพจมาน ที่เป็นระบบ  Bill loader by BUILK เจ้าหน้าที่บัญชีสามารถทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นได้ โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลเยอะ หรือคีย์ซ้ำซ้อน และวันที่21 มิถุนายน 2562 แผนกบัญชี  JWS Construction เสร็จการรับวางบิลในเวลา 17.40 น. ซึ่งเร็วกว่าการทำงานแบบเดิมถึง 5 ชั่วโมง

อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม ได้ที่นี่เลยค่ะ ^^

เลิกขยัน แบบโง่ๆ ด้วยการ Work ให้ Smart

จับตา “EEC” Mega Project ความหวังใหม่ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

เบื้องหลังอสังหาฯ รายใหญ่ เมืองขอนแก่น Transform รับยุคดิจิทัล

อ่านบทความทั้งหมด คลิกเลย

X