การ Implement ระบบ ERP สำคัญต่อองค์กรอย่างไร? ทำไมทีมผู้เชี่ยวชาญจึงสำคัญ
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ความซับซ้อนในการบริหารจัดการก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย โดยเฉพาะธุรกิจ อสังหาริมทรัพย์ รับเหมาก่อสร้าง และธุรกิจที่ทำงานแบบ Project-based ที่ต้องบริหารทั้งโครงการ งบประมาณ การจัดซื้อ ผู้รับเหมา ค่าใช้จ่ายหน้างาน และข้อมูลทางบัญชีไปพร้อมกัน
ในช่วงเริ่มต้น หลายองค์กรอาจสามารถบริหารข้อมูลผ่าน Excel หรือโปรแกรมแยกกันในแต่ละฝ่ายได้ แต่เมื่อจำนวนโครงการและปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น การทำงานแบบแยกส่วนอาจเริ่มสร้างปัญหา ทั้งข้อมูลที่ไม่ตรงกัน การทำงานซ้ำซ้อน และการที่ผู้บริหารไม่สามารถเห็นภาพรวมของต้นทุนและสถานะโครงการได้อย่างรวดเร็ว
นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายองค์กรเลือกนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือระบบบริหารทรัพยากรองค์กรเข้ามาช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานให้เป็นระบบเดียวกัน
แต่การมี ERP เพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าปัญหาเหล่านี้จะหายไปทันที เพราะสิ่งสำคัญไม่ได้อยู่เพียงแค่ “เลือก ERP ระบบไหนดี?” แต่อยู่ที่ว่า
“จะนำ ERP เข้ามาใช้กับธุรกิจอย่างไรให้เกิดประโยชน์และผลลัพธ์ได้จริง?” และนี่คือเหตุผลที่ การ Implement ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) มีความสำคัญไม่แพ้ตัวซอฟต์แวร์ เมื่อจะนำระบบเข้าไปใช้กับองค์กร
การ Implement ERP คืออะไร?
คำว่า ERP Implementation หรือ การ Implement ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ไม่ได้หมายถึงเพียงการติดตั้งโปรแกรมแล้วเริ่มใช้งาน แต่เป็นกระบวนการนำระบบเข้ามาปรับใช้กับกระบวนการทำงานจริงขององค์กร
สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์และรับเหมาก่อสร้าง กระบวนการนี้อาจเกี่ยวข้องกับตั้งแต่การวางงบประมาณโครงการ การจัดซื้อวัสดุ การควบคุมต้นทุน การเบิกจ่าย การบริหารผู้รับเหมา ไปจนถึงข้อมูลบัญชีและการเงิน ซึ่งทีม Implement จึงต้องทำความเข้าใจว่าแต่ละแผนกมีการทำงานอย่างไร ข้อมูลเกิดขึ้นจากจุดไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และข้อมูลจากขั้นตอนหนึ่งจะถูกส่งต่อไปยังขั้นตอนใด
พูดให้เข้าใจง่ายที่สุด คือ การติดตั้งระบบ ERP คือ การนำระบบเข้ามาในองค์กร แต่การ Implement ERP คือการทำให้ระบบนั้น “ทำงานร่วมกับองค์กรได้จริง” เพราะแต่ละองค์กรมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน แม้จะอยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันก็ตาม
เบื้องหลังการ Implement ERP มีอะไรมากกว่าที่เห็น?
กระบวนการ Implement ของ Pojjaman ERP สามารถมองภาพรวมได้ตั้งแต่ Plan & Scope → Discover → Develop → Deploy → Deliver
แต่ละช่วงมีของการ Implement จะมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน และต้องอาศัยการทำงานร่วมกันระหว่างทีมผู้เชี่ยวชาญกับทีมของลูกค้า เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายในการใช้ระบบ ERP ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ทีมผู้เชี่ยวชาญสำคัญอย่างไรต่อการ Implement?
นี่คือส่วนที่ทำให้การเลือกระบบ ERP แตกต่างจากการเลือกระบบซอฟต์แวร์ทั่วไป
เพราะระบบ ERP เข้าไปเกี่ยวข้องกับกระบวนการสำคัญขององค์กร และเมื่อเกิดปัญหา คำตอบไม่ได้อยู่ที่ฟังก์ชันของซอฟต์แวร์เสมอไป แต่อาจต้องย้อนกลับไปดูที่กระบวนการทำงานว่าเกิดปัญหาที่จุดไหน เกิดการวางรากฐานของระบบผิดไปหรืออย่างไร…
ซึ่งทีม Implement ที่มีความเข้าใจทั้งด้าน Software และ Business Process ของระบบ ERP นั้น ๆ จึงมีหน้าที่ และมีความสามารถที่จะช่วยวิเคราะห์ได้ว่า ปัญหาเกิดจากระบบ การตั้งค่า ข้อมูล หรือกระบวนการทำงานกันแน่ เพื่อให้การใช้งานระบบเป็นไปอย่างถูกต้องและเกิดผลลัพธ์ได้จริง
ตัวอย่างเช่น หากผู้บริหารไม่สามารถเห็นต้นทุนโครงการได้ตามที่ต้องการ คำตอบอาจไม่ใช่เพียง “เพิ่ม Report” แต่ต้องย้อนกลับไปดูว่า ข้อมูลต้นทุนเริ่มต้นจากตรงไหน → ใครเป็นผู้บันทึก → ผ่านขั้นตอนใด → ข้อมูลถูกส่งต่ออย่างไร → และสุดท้ายถูกนำมาประมวลผลอย่างไร
นี่คือสิ่งที่ทำให้ทีมผู้เชี่ยวชาญมีบทบาทมากกว่าการเป็น Technical Support เพราะ ทีม Implement ที่ดีต้องสามารถเป็น Business Partner ที่ช่วยองค์กรหาวิธีนำระบบมาใช้แก้ปัญหาทางธุรกิจได้ด้วย
ดังนั้น การเลือก ERP จึงไม่ควรมองเพียงว่า “ระบบนี้มี Feature อะไรบ้าง และราคาเท่าไหร่?” แต่ควรพิจารณาด้วยว่า “ระบบนี้สามารถตอบโจทย์ธุรกิจของเราได้อย่างไร?” และ “มีทีมที่สามารถช่วยเรา Implement และเดินไปพร้อมกับธุรกิจหลัง Go-Live หรือไม่?”
เพราะสุดท้ายแล้วระบบ ERP ที่ดีไม่ได้วัดจากจำนวน Function ที่มีอยู่ในระบบเพียงอย่างเดียว แต่ควรวัดจากว่า ระบบนั้นสามารถทำให้คน กระบวนการ และข้อมูลขององค์กรทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นมากแค่ไหน และนี่คือเหตุผลที่ การ Implement ERP จึงเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของระบบ ERP ทั้งระบบ
ซึ่ง Pojjaman ERP ไม่ได้เพียงแค่ใส่ใจในการพัฒนาระบบเพียงเท่านั้น แต่เรายังพัฒนาความรู้ ความสามารถ และการให้คำแนะนำแก่ธุรกิจได้จริงด้วย ความแข็งแกร่งของ Pojjaman ERP คือการมีพร้อมทั้งระบบซอฟต์แวร์ที่ดี และทีม Implement ที่แข็งแกร่ง เราพร้อมที่จะผลักดันธุรกิจของลูกค้า สู่การเกิดผลลัพธ์ในการทำงานภายในองค์กร ต่อยอดสู่ผลกำไรของบริษัทของลูกค้าทุกท่านตลอดการใช้งาน
รับชมตัวอย่างการทำงานที่ประสบความสำเร็จของ ทีม Implement จากลูกค้าของเรา
