เทคนิคการประชุมวางแผนโครงการประสิทธิภาพสูง
องค์กรขับเคลื่อนได้ด้วยการประชุม คำกล่าวที่ดูจะไม่เกินจริงไปนัก โดยเฉพาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีบุคลากรและองค์ประกอบการทำงานในหน้าที่ต่างๆ ที่จำเป็นต้องประสานงานให้สอดคล้องในทิศทางเดียวกัน
การวางแผนโครงการ น่าจะเป็นหัวข้อที่ต้องใช้เวลาสุมหัวคิด ที่ทั้งยาวนาน และต้องมีผู้เข้าร่วมวงประชุมจำนวนมาก ปรับแก้ไข แก้แล้วแก้อีก กว่าจะ ( คิดว่า ) เสร็จสมบูรณ์ แต่เมื่อนำไปปฏิบัติจริง ก็กลับต้องพบว่า ยังมีจุดรั่ว ช่องโหว่ หรือสิ่งที่ไม่ทันได้คิดถึงอีกหลายเรื่อง
ดังนั้นแล้วจึงเป็นที่มาของ เทคนิคการประชุมวางแผนโครงการประสิทธิภาพสูง
วิชาจากปรมจารย์ด้านการบริหารโครงการ ผู้ประสบความสำเร็จจากธุรกิจอสังหาริมทรัพย์มามากมายนับไม่ถ้วน
อาจารย์ตุ้ย – เนรมิต สร้างเอี่ยม
เจ้าของแนวคิด “คิดทุกเม็ด ครบทุกมุม คุ้มทุกเมตร”
https://www.facebook.com/neramit.srangiam
F.A.M.E MEETING
คือ เคล็ดวิชาในการประชุมขับเคลื่อนงานโครงการที่มีประสิทธิภาพ
ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวล้วนแฝงความหมาย เป็นดั่งกรอบการทำงานของผู้บริหาร ที่สามารถใช้นำการประชุมได้เป็นอย่างดี
F – Foresee “มองล่วงหน้า” ถึงปัญหาที่จะเกิด ความเสี่ยงที่ต้องเจอยิ่งเป็นงานโครงการที่มีมูลค่าสูง รายละเอียดความซับซ้อน ที่มาพร้อมความเสี่ยงก็จะยิ่งสูง กรอบการทำงานตามมาตรฐานทั่วไปย่อมไม่เพียงพอต่อการวางแผนโครงการอย่างแน่นอน เพราะในระหว่างการดำเนินโครงการนั้น ย่อมมีปัจจัยที่ก่อให้เกิดผลกระทบได้อยู่ตลอด อันจะทำให้ทั้ง Budget และ Timeline ของโครงการ เกินกว่าเป้าหมายที่ตั้งใจไว้
การมองล่วงหน้าสำหรับการประชุมวางแผนโครงการ ควรจำแนกออกเป็นหมวดๆ เพื่อให้ง่ายต่อการกำหนดผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ตัดสินใจและรับผิดชอบ ต่อเนื่องไปจนถึงการวางงบประมาณและกรอบเวลา ที่ครอบคลุมชัดเจน
A – Assure จงทำให้ “ แน่ใจ ” ว่ารับมือได้อย่างแน่นอน
การคาดการณ์หรือรับฟังการรายงานข้อมูลเพียงอย่างเดียว มิอาจทำให้แน่ใจได้ว่า การวางแผนโครงการนั้น จะเป็นไปตามแผนงาน จึงต้องมีกระบวนการปฏิบัติที่ทำให้มั่นใจอย่างที่สุด ว่าการปฏิบัติงานจริง จะไม่เกินจากกรอบที่คาดการณ์ไว้อย่างแน่นอน
M – Monitor “ ติดตาม ” สิ่งที่ดำเนินการไปแล้วอย่างต่อเนื่อง
เพราะแม้ว่าจะวางแผนหรือเตรียมการมาพร้อมแค่ไหน หากการลงมือปฏิบัติจริงไม่เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ ผลลัพธ์ย่อมไม่เป็นไปตามเป้าหมาย โดยเฉพาะในชิ้นงานที่มีหลายฝ่ายหลายบุคคลทำงานเกี่ยวเนื่องกัน ความผิดพลาดจากจุดหนึ่ง จะส่งผลกระทบกับอีกจุดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ จึงต้องมีแผนในการติดตาม รายงาน เข้าแก้ไข ประกอบไปตามๆกัน
E – Enhance ทำการ “ ปรับปรุง ” ให้ดีขึ้นอยู่ตลอด
ทั้งสำหรับในขั้นตอนต่อไปของโครงการ และสำหรับโครงการต่อๆ ไป ยิ่งทำยิ่งต้องพัฒนาขึ้น ด้วยการนำบทเรียนจากผลงานก่อนหน้า มาเป็นตัวตั้งต้นเพื่อวางแผนการปรับปรุงพัฒนา
ตัวอย่างการประชุม ตามเทคนิค F.A.M.E Meeting
การประชุมวางแผนโครงการในหมวดหน้างานก่อสร้าง
Foresee – ฤดูฝนอาจจะยาวนานเกินกว่าปกติ ทำให้หน้างานล่าช้าได้
Assure – เตรียมผ้าใบ สำหรับกางเพื่อคลุมหน้างาน ให้สามารถปฏิบัติงานต่อไปได้แม้ฝนตก
Monitor – กำหนดการตรวจเช็คความพร้อมของผ้าใบอย่างสม่ำเสมอ ให้สามารถพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ
Enhance – ติดตั้งผ้าใบแบบถาวรจนกว่าจะสิ้นสุดโครงการ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ตลอดเวลา ไม่ต้องกังวลกับเรื่องฝนตก
การประชุมวางแผนโครงการในหมวดต้นทุนบัญชี
Foresee – ราคาของวัสดุและแรงงานอาจมีการปรับขึ้นสูงเกินกว่าที่คาด จนเกิดการขาดทุน
Assure – ให้ฝ่ายจัดซื้อต่อรองกับผู้ค้าวัสดุ ให้ยืนราคาที่แน่นอน หรือทำการ stock วัสดุ รายการที่จะมีความเสี่ยงด้านการปรับเปลี่ยนราคา
Monitor – ตรวจเช็คปริมาณหรือโควต้าวัสดุ ที่ได้มีการยืนราคากับทางผู้ค้าเอาไว้ หรือจำนวนวัสดุใน stock ให้สอดคล้องกับที่จะมีการใช้งานจริงที่หน้าไซต์งาน
Enhance – กำหนดการใช้วัสดุในรายการที่ราคาผันผวนต่ำ เพื่อควบคุมต้นทุนได้อย่างแม่นยำ
การประชุมวางแผนโครงการในหมวดทรัพยากรบุคคล
Foresee – การต่อรองค่าแรง ประท้วงหยุดงานของช่างก่อสร้าง
Assure – กำหนดอัตราค่าแรงงานตามมาตรฐาน และแบ่งการจ้างงานออกเป็น 2 ส่วน ทั้งการจ้างประจำ และชั่วคราวจากภายนอก เพื่อกระจายความเสี่ยง
Monitor – ติดตามข่าวสารและเปรรยบเทียบอัตราค่าแรงทุกเดือน และ ประเมินการทำงานของผู้รับเหมาช่วงทุกครั้ง เมื่อสิ้นสุดชิ้นงานแต่ละส่วน
Enhance – เผื่อต้นทุนในการจัดการสวัสดิการแรงงาน และกำหนดมาตรฐานการทำงานของผู้รับเหมาช่วงที่รัดกุม
ทั้งนี้การประชุมวางแผนโครงการประสิทธิภาพสูง จำเป็นต้องมีข้อมูล สถิติ ประสบการณ์ การเก็บบันทึกและแสดงข้อมูลที่ดีเพียงพอ รวมถึงระบบที่จะเป็นตัวกลางในการทำงานและสื่อสารร่วมกันของแต่ละฝ่าย
ระบบ ERP จึงเป็นเครื่องมือสำคัญ ที่ถูกใช้งานตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนทรัพยากร กำหนดต้นทุน จัดการเอกสารทางบัญขีและภาษี ไปจนถึงบริหารผลกำไรให้เป็นไปตามเป้าหมาย
ซึ่งในธุรกิจที่มีการทำงานในรูปแบบรายโครงการ หรือ Project-based อย่างธุรกิจก่อสร้าง พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจผลิตซอฟต์แวร์ ธุรกิจสื่อ-ภาพยนตร์ ธุรกิจนำเที่ยว หรือแม้แต่ธุรกิจที่ปรึกษาธุรกิจ ซึ่งต้องการการวางแผน ติดตาม ควบคุม และสรุปข้อมูลผลกำไรแยกเป็นรายโครงการ ( หรือรายลูกค้า )
POJJAMAN ERP เป็นระบบ ERP ที่มีความเชี่ยวชาญด้าน project-based management ตอบโจทย์สำหรับผู้บริหารและนักวางแผนโครงการ ในธุรกิจขนาดกลาง – ขนาดใหญ่พร้อมทีมงานที่ปรึกษามืออาชีพ ผู้อยู่เบื้องหลังองค์กรธุรกิจในตลาดหลักทรัพย์ ทำงานและเชื่อมต่อผ่านระบบ Cloud 100% เรียกดูข้อมุลได้ทุกที่ทุกเวลา เพื่อก้าวต่อไปขององค์กร
ชมรายละเอียดเพิ่มเติมและติดต่อได้ https://www.pojjaman.com/project-based-erp/
