การซื้อ-ขายในธุรกิจขนาดใหญ่ จะมีการรับ-ส่งเอกสารระหว่างกันอยู่เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นการออกเอกสารใบสั่งซื้อ ใบรับของ ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น เช่นเดียวกับในธุรกิจรับเหมาก่อสร้างที่ได้ทำการสั่งซื้อวัสดุ อุปกรณ์หรือสินค้าต่างๆกับซัพพลายเออร์อยู่ตลอดเวลา ทำให้ต้องมีการรับวางบิลจากซัพพลายเออร์ทุกเดือน ในการรับวางบิลนั้นจะได้รับเอกสารจากเหล่าบรรดาซัพพลายเออร์หลายเจ้าพร้อมๆกัน โดยปัญหาส่วนใหญ่ของการวางบิลมักจะเป็นเรื่องความผิดพลาดของการออกเอกสาร การกรอกรายละเอียดผิด หรือไม่ครบถ้วน ไม่ตรงตามใบเสนอราคา หากซัพพลายเออร์ลืมส่งเอกสารวางบิลก็ทำให้การดำเนินงานล่าช้า หรือรับเงินไม่ตรงกำหนดกันเลยทีเดียว จึงทำให้การรับวางบิลเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับฝ่ายบัญชีหรือเจ้าหน้าที่รับวางบิลเป็นอย่างมาก
เอกสารที่ส่งหากันจำนวนมากๆในแต่ละเดือนทำให้เกิดความล่าช้า และการทำเอกสารที่ผิดพลาดอยู่บ่อยๆ ดังนั้น การรับ-ส่งเอกสารระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก หากสามารถส่งเอกสารให้กันได้อย่างรวดเร็ว โอกาสที่จะทำการตรวจสอบเอกสารทำเรื่องจ่ายเงิน หรือซัพพลายเออร์จะได้รับเงินตรงตามกำหนดเวลาก็มีมากขึ้น จะดีกว่าไหมหากมีระบบเข้ามาช่วยให้การรับส่งเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น ทำงานได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ ลดความผิดพลาด สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทันที เหมือนกับ BUILK Bill Loader (บิลค์ บิล โหลดเดอร์) ที่เข้ามาเป็นตัวช่วยฝ่ายบัญชี/จัดซื้อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นในยุคดิจิทัลแบบนี้
ทำความรู้จักกับ BUILK Bill Loader คืออะไร
BUILK Bill Loader คือ แพลตฟอร์มในการรับ-ส่งเอกสารจัดซื้อ จัดจ้าง และการวางบิล ในรูปแบบออนไลน์ ที่จะช่วยให้การทำงานระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น สะดวกขึ้น ลดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และล่าช้าออกไป
ระบบบิลค์ บิล โหลดเดอร์ จึงเป็นจุดเชื่อมต่อการทำงานกับภายนอก หรือจะเรียกว่า ให้ผู้ซื้อกับผู้ขายทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นบนแพลตฟอร์มเดียว
BUILK Bill loader ตอบโจทย์การทำงานของผู้ซื้อและผู้ขายธุรกิจก่อสร้างยุคดิจิทัล
บิลค์ บิล โหลดเดอร์ ถูกพัฒนาต่อเนื่องมาจากระบบ ERP พจมาน ซึ่งมองเห็นความสำคัญของระบบการจัดการเอกสาร และการวางบิลของธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ดังนั้นแพลตฟอร์มบิลค์ บิล โหลดเดอร์ จึงเป็นโซลูชั่นในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารด้าน Sourcing & Procurement (การสรรหาและจัดซื้อ-จัดจ้าง) สำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้างโดยเฉพาะ เหมาะกับผู้รับเหมาหรือซัพพลายเออร์ ที่ต้องทำงานหรือประสานร่วมกับบริษัทคู่ค้าภายนอกที่ใช้งานระบบ ERP ผู้ใช้งานระบบจึงแบ่งเป็น 2 กลุ่ม ดังนี้
- ผู้ซื้อ : บริษัทหรือผู้รับเหมาธุรกิจก่อสร้าง ที่ใช้ระบบ ERP พจมาน
- ผู้ขาย : ผู้รับเหมาช่วง หรือซัพพลายเออร์ที่ขายวัสดุหรือให้บริการ ในธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง
ขั้นตอนการรับวางบิลในธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง
การวางบิลในธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีการกำหนดรอบ หรือวันเวลาสำหรับรับวางบิลไว้อย่างชัดเจน เพื่อความสะดวก และเป็นระบบต่อซัพพลายเออร์ที่มาวางบิล และให้ง่ายต่อการตรวจสอบ จัดเก็บเอกสาร อย่างธุรกิจรับเหมาก่อสร้างเองก็มีรอบการวางบิลกำหนดไว้เช่นกัน โดยมีขั้นตอนต่างๆขึ้นอยุ่กับแต่ละบริษัท หรือแต่ละองค์กรกำหนดขึ้นมา โดยมีขั้นตอนคร่าว ๆ เกี่ยวกับวิธีการวางบิล คือ
- ซัพพลายเออร์หรือผู้รับเหมาทำการสอบถามฝ่ายบัญชีของบริษัท เกี่ยวกับกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัทในแต่ละเดือน
- ซัพพลายเออร์จัดทำเอกสารใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ สำหรับการซื้อขาย แล้วนำมายื่นที่บริษัท หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
- นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสาร หรือเจ้าหน้าที่รับวางบิลจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล แล้วเจ้าหน้าที่รับวางบิลจะทำการตรวจสอบเอกสารต่อไป
- หลังจากตรวจสอบอกสารว่าถูกต้อง ครบถ้วน เจ้าหน้าที่รับวางบิลของบริษัทจะแจ้งการรับเช็คตามวันที่กำหนดไว้ ทางซัพพลายเออร์เตรียม เอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ไปให้พร้อมเพื่อทำการรับเงิน แต่บางบริษัท ซัพพลายเออร์สามารถยื่นเอกสารใบกำกับภาษี /ใบเสร็จรับเงิน พร้อมกับเอกสารในวันรับวางบิลได้
การรับวางบิลแม้จะไม่ได้มีหลายขั้นตอน แต่ค่อนข้างที่จะใช้เวลานานพอสมควร เนื่องจากขั้นตอนการส่งเอกสารระหว่างกัน เพราะการออกเอกสารเร่งด่วน หรือส่งเอกสารล่าช้า ทำให้เอกสารไม่ครบ วางบิลไม่ทันรอบ ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยๆ สำหรับการวางบิล จึงให้การรวบรวม หรือตามเอกสารของเจ้าหน้าที่บางบริษัทเสียเวลาเกือบทั้งเดือนไปกับการวางบิลอย่างเดียว
เปลี่ยนการวางบิลให้เป็นเรื่องง่ายของผู้ซื้อ-ผู้ขาย ด้วย BUILK Bill Loader
บิลค์ บิล โหลดเดอร์ แพลตฟอร์มที่เชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้ซื้อ-ผู้ขาย / ผู้จ้าง-ผู้จัดจ้าง ด้วยรูปแบบออนไลน์ อำนวยความสะดวก ให้สามารถรับ-ส่งเอกสารระหว่างกันได้อย่างง่าย ตรวจสอบสถานะได้แบบ Real-time มีระบบการจัดเก็บ แล้วค้นหาเอกสารย้อนหลัง ลดค่าใช้จ่ายลด ต้นทุนการใช้กระดาษ รวมถึงต้นทุนการใช้บริการขนส่งเอกสารอีกด้วย ถือว่าตอบโจทย์การทำงานเกี่ยวกับขั้นตอนการวางบิลที่ต้องมี เอกสารเยอะๆ เอกสารทุกอย่าง ทั้งใบสั่งซื้อ การทำวางบิล รับวางบิล ใบกำกับภาษีจะอยู่บนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญของบริษัทปลอดภัย ไม่หาย ไม่ตกหล่นแน่นอน
ผู้ซื้อ/ผู้จ้าง
- ลดขั้นตอน / เวลา ในการส่งเอกสารให้กับซัพพลายเออร์
- ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย เพราะข้อมูลอยู่ในระบบ เข้าทำงานจากที่ไหนก็ได้
- ลดการใช้กระดาษ ลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย
- ลดความผิดพลาด การคีย์ข้อมูลพลาด และคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
- ตรวจสอบเอกสารได้ทันที จัดการเรื่องทำจ่ายได้อย่างแม่นยำ
- บริหารซัพพลายเออร์ได้อย่างเป็นระบบ
- ทำงานร่วมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รับวางบิลได้อย่างรวดเร็ว ประมาณการจ่ายเงินได้ก่อน
ผู้ขาย/ผู้จัดจ้าง
- รับเอกสารจัดซื้อ/ สัญญาจ้างผ่านทางระบบอย่างรวดเร็ว แจ้งเตือนผ่านอีเมล
- วางบิลผ่านระบบ และส่งบิลหาผู้ซื้อได้ทันที
- เช็คสถานะการยืนยันรับวางบิลของผู้ซื้อ / ผู้จ้างได้ทันที รวดเร็วขึ้น
- ติดตามสถานะการจ่ายเงินจากผู้ซื้อ โดยมีระบบแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล
- ลดความยุ่งยากในการหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ เอกสารไม่หาย เช่น เอกสารเกี่ยวกับการยื่นภาษีเงินได้
- วางแผนการรับเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
BUILK Bill loader ถูกพัฒนามาจากโปรแกรมพจมาน ซึ่งเราออกแบบและพัฒนามาสำหรับช่วยผู้ซื้อ-ผู้ขายในการวางบิลของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างโดยเฉพาะ การรับ-ส่งเอกสารระหว่างผู้กันก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วบนแพลตฟอร์มเดียว รู้สถานะของเอกสารทันที ลดข้อผิดพลาดเรื่องเอกสารหายและตกหล่น ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสาร เพราะจัดเก็บบนระบบ Cloud ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย วางบิลไวขึ้น ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพียงเท่านี้การบริหารจัดการเรื่องจ่ายเงิน หรือรับเงินขององค์กรท่านก็สามารถทำได้อย่างแม่นยำมากขึ้นตามวันที่คาดการณ์ไว้
ปัจจุบันระบบมีการเริ่มใช้งานจริงกับกลุ่มลูกค้าของพจมานแล้ว อย่างเช่น JWS Construction , TTS Engineering (2004) และ Cre-Ful ซึ่งระบบสามารถเข้ามาช่วยผู้รับเหมาเติบโตไปอีกขั้นจากการใช้ต้นทุนที่ต่ำลง สามารถทำกำไรได้เพิ่มขึ้น รับงานได้มากขึ้น และยังมีผู้รับเหมาขาดใหญ่ที่พร้อมจะมาอยู่กับเรา และเติบโตไปพร้อมๆกัน
สนใจสอบถามรายละเอียดได้ที่ ทีมงาน Pojjaman โทร คุณโฟต เบอร์โทรศัพท์ : 083-8421352 หรือ LINE OA: @Pojjaman
สามารถกรอกรายละเอียดเพื่อทดลองใช้ได้เลย >>คลิกที่นี่<<
อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม ได้ที่นี่เลยค่ะ ^^
PJM App Approve ยกระดับการอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างยุคดิจิทัล
เสริมแกร่งระบบภายในธุรกิจรับเหมาก่อสร้างด้วย Cost Control
วิธีแจ้งปัญหาการใช้งานโปรแกรมพจมาน และติดตามผ่านระบบ Line Official Account : POJJAMAN Support
ยกระดับการบริหารต้นทุนโครงการก่อสร้างด้วยระบบ New Profit Control
เหตุผลที่ CRE-FUL เลือกใช้ POJJAMAN
อ่านบทความทั้งหมด คลิกเลย
